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Quand un client arrive prêt pour un essai routier, chaque minute compte. Dans de nombreux concessionnaires, ce qui devrait être une remise rapide se transforme en attente. Le vendeur se dirige vers l’armoire à clés, constate qu’il manque une clé, pose des questions à l’équipe et attend.
Ces retards courts s’accumulent. Les clés perdues ou mal rangées coûtent des milliers d’euros chaque année en temps perdu et en occasions manquées. Un rapport de J.D. Power a montré que le temps d’attente au concessionnaire joue un rôle direct dans la satisfaction du client et influence la décision d’achat.
L’acheteur moderne réserve en ligne ses services et ses essais routiers et s’attend à la même fiabilité en personne. Quand le véhicule n’est pas prêt à temps, la confiance diminue. Pour les concessionnaires à fort volume, un contrôle manuel des clés rend difficile de suivre le rythme.
Sans solution centralisée pour réserver et suivre les clés, même une équipe organisée a du mal à rester dans les délais. Un essai routier doit commencer au moment où le client arrive, pas après quinze minutes de recherche. Un système basé sur la réservation change cette situation.
La principale fonctionnalité de réservation de Keycafe permet aux concessionnaires de réserver à l’avance des clés pour des essais routiers. Chaque réservation bloque la clé pour un créneau défini et la rend disponible uniquement pour cette utilisation. L’équipe commerciale peut préparer les véhicules en avance et offrir une expérience ponctuelle et structurée.
Une fois la réservation active, la SmartBox garde la clé en sécurité jusqu’à son retrait. L’employé assigné la récupère en entrant son code PIN ou en scannant son badge NFC. Chaque accès est enregistré en temps réel et crée un historique complet de qui a pris la clé et quand elle a été rendue.
Des rappels automatiques alertent le personnel lorsqu’une clé n’est pas rendue à temps. Pour les gestionnaires, le tableau de bord affiche les réservations à venir et l’état de chaque clé, ce qui aide à éviter les chevauchements ou retards.
Chez Al Packer Ford, la gestion des clés reposait autrefois sur des enveloppes et des registres manuscrits. Le personnel oubliait souvent de signer les sorties et retours, et des tiroirs remplis de clés égarées causaient des retards durant les essais routiers. Les clients attendaient pendant que l’équipe cherchait des clés, et le concessionnaire dépensait près de 9000 dollars par an en remplacements.
Avec Keycafe, chaque clé a été étiquetée, placée dans une SmartBox murale et suivie via le tableau de bord. L’équipe retire désormais les clés avec un code PIN ou un scan NFC, et les gestionnaires voient les journaux en temps réel.
Les résultats ont été immédiats. Les clés perdues ont diminué de 95 pour cent, l’équipe a récupéré plusieurs heures chaque semaine, et les essais routiers ont commencé à l’heure. « La meilleure décision que nous ayons prise pour organiser et suivre nos clés », a déclaré James Wolfram, Directeur des ventes chez Al Packer Ford.
Plus aucun retard : Chaque clé d'essai peut être réservée à l'avance, ce qui garantit la disponibilité à l'arrivée du client.
Meilleure coordination : Les équipes de vente, de service et de préparation fonctionnent à partir du même système, ce qui réduit les chevauchements et la confusion.
Responsabilité totale : Chaque transaction est enregistrée automatiquement, ce qui crée un enregistrement permanent qui élimine les conjectures.
Des impressions clients plus fortes : Lorsque les véhicules sont prêts au moment où un client intervient, l'expérience du concessionnaire est raffinée et professionnelle.
Coûts réduits : Moins de clés perdues se traduisent par une baisse des dépenses de remplacement et des temps d'arrêt dans tous les services.
La réservation de clés ne sert pas qu’aux essais routiers. Elle coordonne tout le site. Lorsque les véhicules passent du service au nettoyage puis à la vente, chaque transfert est suivi. Personne n’a besoin de deviner où se trouve une clé.
Les concessionnaires qui proposent des rendez-vous en soirée ou des dépôts 24h/24 en tirent encore plus d’avantages. Les clients utilisent des codes uniques pour récupérer ou déposer une clé en dehors des horaires, tandis que les gestionnaires gardent une vue complète du système. Cette flexibilité renforce la confiance et facilite le service.
La réputation d’un concessionnaire se joue dans les minutes précédant un essai routier. Un client qui voit une équipe chercher une clé le remarque. Avec les fonctions de réservation et de suivi de Keycafe, chaque véhicule peut être réservé, prêt et disponible dès l’arrivée du client.
Quand les clés sont réservées et suivies de manière fiable, les bénéfices touchent toute l’organisation. Le personnel de vente passe plus de temps avec les clients, les gestionnaires obtiennent une vue claire de l’activité quotidienne et les équipes de service savent quand les véhicules sont prêts. Ce changement renforce la fidélité et encourage les recommandations.
Prête à réduire les recherches de clés et offrir une expérience client de haut niveau ? Réservez une démonstration et découvrez le contrôle que des concessionnaires comme Al Packer Ford ont déjà adopté.
