A medida que la tecnología sigue evolucionando, Keycafe se mantiene a la vanguardia de la innovación en la industria de la gestión de llaves empresariales. Nos complace anunciar nuestra última mejora de software, la introducción de Organization Admins. Esta función está diseñada para agilizar la administración de llaves y accesos para empresas y organizaciones de todos los tamaños, y ofrece una solución eficiente y fluida para varios administradores a la vez.

Comprensión de las organizaciones

En el software Keycafe, una «organización» representa una entidad distinta con su propio conjunto de usuarios, llaves, permisos, grupos, ubicaciones, SmartBoxes y configuraciones de cuenta. Cuando creas una cuenta de Keycafe, añades una ubicación y adjuntas una SmartBox, te conviertes en el propietario de la cuenta y tu empresa pasa a ser tu «organización» de Keycafe.

Con nuestra última actualización, ahora puede designar «administradores de la organización» que pueden administrar los usuarios, las llaves, los grupos, las ubicaciones y los SmartBoxes dentro de su organización, igual que usted.

Presentación de los administradores de la organización

Los administradores de la organización son miembros del personal de su organización a los que se les concede un nuevo nivel de permiso, lo que les permite asumir responsabilidades administrativas similares a las del propietario de la cuenta. Con este acceso elevado, pueden gestionar de forma eficaz todas las claves, los accesos, los SmartBoxes y otros detalles de gestión de las llaves de la empresa, excepto la información de facturación.

Esta mejora le permite delegar tareas de administración de llaves y optimizar las operaciones mientras mantiene el control sobre los detalles financieros confidenciales.

Configuración de un administrador de la organización

El proceso de configuración de un administrador de la organización es sencillo y se puede completar en unos pocos pasos sencillos:

Paso 1: Invita a un miembro del personal como usuario completo:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Keycafe.
2. Selecciona «+ Añadir» en el menú.
3. Elija «Usuario» y, a continuación, «Usuario completo».
4. Introduzca la dirección de correo electrónico del miembro del personal y haga clic en «Agregar usuario». Puedes ignorar otros campos, ya que se rellenarán automáticamente una vez que el empleado cree su cuenta de Keycafe.

Paso 2: Convertir usuario completo en administrador de la organización:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Keycafe.
2. Selecciona «Usuarios» en el menú de la izquierda.
3. Navega hasta «Permiso de organización».
4. Haga clic en «+ Agregar permiso».

Una vez completado, el usuario que hayas designado como administrador de la organización tendrá acceso a las mismas funcionalidades que el propietario de la cuenta, excepto los detalles de facturación. Esto garantiza una coordinación fluida y una gestión eficiente dentro de la cuenta Keycafe de su organización.

Navegar entre organizaciones

Para el propietario de la cuenta, normalmente solo hay una organización asociada a su cuenta de Keycafe. Sin embargo, cuando un usuario de pleno derecho reciba el permiso de un «administrador de la organización», tendrá acceso a dos organizaciones: la organización de tu empresa y su propia organización personal.

Los usuarios pueden navegar fácilmente entre estas organizaciones mediante el selector desplegable ubicado en la parte superior derecha de la aplicación de escritorio o seleccionando «Más» en la aplicación del teléfono y desplazándose hasta la parte inferior.

Para editar el nombre de tu organización, simplemente abre la aplicación Keycafe y sigue estos pasos:

1. Selecciona «Más» en el menú de la izquierda.
2. Haz clic en «Organizaciones» y, a continuación, en «Acerca de la organización».
3. Selecciona Editar y, a continuación, introduce un nombre nuevo para tu organización.
4. Haz clic en «Guardar».

Eliminar a un administrador de la organización

Las capacidades de seguimiento y supervisión de las organizaciones clave no solo ahorran tiempo, sino que también mejoran la responsabilidad de sus empleados. Esto se traduce en menos llaves perdidas, extraviadas o robadas, lo que reduce la necesidad de volver a escribirlas. Se trata de una solución rentable, ya que elimina los gastos asociados con el cambio de llaves (que pueden resultar costosas, especialmente en el caso de las llaves de los vehículos modernos), así como el coste de reemplazar las cerraduras en caso de pérdida o robo de las llaves.

1. Inicia sesión en tu cuenta de Keycafe.
2. Selecciona «Usuarios» en el menú de la izquierda.
3. Busque el nombre del usuario que desea eliminar como administrador.
4. Acceda a «Permiso de organización».
5. Haz clic en el icono de la papelera situado junto al nombre de la organización.

Si sigue estos pasos, se revocará el acceso administrativo del usuario a su organización, lo que garantizará el control y solo el acceso autorizado a su sistema de administración de llaves.

Reflexiones finales

Entendemos que la adaptación a las nuevas funciones puede requerir asistencia o aclaraciones adicionales. Si desea obtener más información sobre las organizaciones, los administradores de las organizaciones o cualquier otro aspecto del software Keycafe, visite nuestro extenso centro de ayuda.

Si prefiere una sesión de capacitación en vivo para su organización, le recomendamos que se ponga en contacto con nuestro equipo dedicado a la gestión del éxito. Estarán encantados de ayudarte y proporcionarte más orientación. No dude en ponerse en contacto con nosotros en support@keycafe.com.

En Keycafe, nos esforzamos por ofrecer las soluciones de administración de llaves más eficientes y fáciles de usar. Con la introducción de organizaciones y administradores de organizaciones, estamos seguros de que nuestro software dotará a su organización de un mayor control, flexibilidad y comodidad. Estén atentos para recibir más actualizaciones interesantes a medida que continuamos evolucionando e innovando.