Keycafé
¿Tiene llaves? Tenemos soluciones.
Sea cual sea su negocio, lo más probable es que tenga llaves, ya sea de coches, oficinas, habitaciones de hotel, alquileres a corto plazo o cualquier otra cosa, de las que necesite hacer un seguimiento. Si usted tiene una llave o miles, Keycafe ayuda a asegurar que sólo las personas de su confianza, ya sea personal, contratistas, inquilinos o clientes, tengan acceso a ellas.
En pocas palabras, el sistema Keycafe funciona así: Las empresas almacenan las llaves en una de nuestros SmartBoxes modulares, que pueden ampliarse para albergar hasta cientos de llaves. Todas las llaves se etiquetan con un llavero Keycafe NFC único e identificable. Los usuarios pueden recoger las llaves que necesitan (y sólo las llaves que necesitan) autenticándose mediante uno de varios métodos.
Cada vez que se recoge o se deja una llave en un SmartBox, se registra la hora y el lugar de la transacción. Como usted y los miembros de su equipo siempre saben quién tiene qué llave, ahorrará tiempo, preocupaciones y la frustración de tener que localizar llaves perdidas.
Porque cada negocio es diferente, el software de Keycafe está diseñado para ser flexible. Puede elegir cualquiera de nuestros siete métodos de autenticación diferentes que mejor se adapte a usted y a su equipo y personalizar nuestro software a sus necesidades únicas de flujo de trabajo.
Cada vez que crees un nuevo usuario, puedes elegir cómo quieres que se autentique. Los métodos pueden cambiarse y actualizarse a medida que cambian los flujos de trabajo y las necesidades de los usuarios, por lo que nunca estarás bloqueado en un método específico.
Los códigos de acceso son habilitados por el administrador de una empresa cuando se crean nuevos usuarios. Pueden personalizarse o generarse aleatoriamente, y el administrador puede cambiarlos o revocarlos en cualquier momento. De este modo, el usuario puede acceder a cualquier llave de la red de SmartBox a la que se le haya concedido permiso.
Los usuarios con la aplicación Keycafe reciben automáticamente un código QR de usuario, que se puede escanear en la cámara de la MS5 SmartBox. Se trata de un método de autenticación rápido y sencillo para los usuarios que ya llevan consigo un smartphone, que elimina la necesidad de memorizar un código.
Los usuarios pueden autenticarse utilizando el número de teléfono con el que registraron su cuenta. Para mayor seguridad, el administrador de la empresa puede activar la autenticación de 2 factores en , que requerirá que los usuarios introduzcan un PIN personal o un código enviado por SMS después de su número de teléfono. Esto requiere un poco más de tiempo, por supuesto, pero no es muy diferente de iniciar sesión en una cuenta bancaria online. Además, los números de teléfono son fáciles de recordar, lo que hace que este método resulte cómodo para la mayoría de los usuarios.
El método de la aplicación móvil elimina la necesidad de memorizar códigos de acceso y PIN. Los usuarios solo tienen que iniciar sesión en la aplicación móvil Keycafe y seleccionar la llave que quieren recoger para desbloquear el contenedor SmartBox donde se guarda.
Para los usuarios con acceso a un gran número de llaves, la aplicación móvil Keycafe es la forma más eficaz de ver el estado y el historial de todas las llaves para las que tienen permiso. La aplicación permite a los usuarios buscar y recoger rápidamente una llave sin interactuar directamente con la SmartBox.
Un distintivo de usuario elimina la necesidad de memorizar códigos o llevar un teléfono. Los usuarios sólo tienen que tocar el llavero o la tarjeta en el escáner de la SmartBox para autenticarse. La pantalla de la SmartBox muestra las llaves a las que se les ha dado acceso y el usuario puede entonces seleccionar las llaves que desea recoger.
El distintivo Keycafe puede ser un llavero físico o una pegatina que puede colocarse en una tarjeta de identificación del personal, una tarjeta de visita o cualquier otro objeto que los usuarios lleven con regularidad. Los distintivos de usuario son ideales para el personal que accede a un pequeño número de llaves con regularidad.
Códigos de llave son códigos asociados a una llave y no a un usuario. Pueden ser utilizados por cualquiera que conozca el código, independientemente del permiso, para recoger una llave. Esto es útil para los flujos de trabajo en los que se desean intercambios de llaves rápidos y sencillos.
También son perfectos para recogidas puntuales en las que el llavero no está conectado a la llave, como la recogida de un vehículo por parte de un cliente fuera del horario laboral en un concesionario de automóviles.
Para hoteles, alquileres a corto plazo, empresas de alquiler de coches y otros usos puntuales, nada supera la comodidad de nuestra reserva única. Los códigos de reserva se envían a los usuarios por correo electrónico o SMS o se accede a ellos en la aplicación Keycafe. Los usuarios pueden utilizar este código para recoger la llave asociada durante el plazo establecido por el creador de la reserva. Son de un solo uso y caducan al final del periodo de reserva.
En cada correo electrónico y SMS se incluye un código QR que puede escanearse en lugar de introducir el código real.
Dependiendo de su situación, es posible que desee personalizar sus flujos de trabajo para una mayor eficiencia. Keycafe ofrece varias formas de hacerlo.
Alertas programables Los administradores pueden configurar y personalizar para llaves o grupos de llaves concretos. Enviarán automáticamente una notificación por SMS o correo electrónico al administrador de una llave, a un usuario o a cualquier otra persona de la organización transcurrido un tiempo determinado (minutos, horas o días) desde que se recoge una llave o un tiempo determinado desde que finaliza una reserva o un turno. Un uso común es recordar a los empleados al final de un turno que devuelvan sus llaves, evitando así que falten llaves para el siguiente turno.
Turnos de tiempo permite a los administradores limitar el acceso a las llaves de un usuario a un intervalo de tiempo especificado previamente, como el horario laboral normal o un turno de noche. Los turnos de tiempo pueden aplicarse siempre que se conceda a un usuario acceso a una llave o grupo de llaves.
Por último, Keycafe está diseñado para integrarse a la perfección con una creciente lista de aplicaciones asociadas como Airbnb, Fleetio, Guesty y RentHub. Si utiliza una de estas aplicaciones para gestionar propiedades o vehículos, puede automatizar la creación de reservas, la generación de códigos de acceso y la comunicación con los huéspedes y el personal.
¿Quiere saber cómo Keycafe puede agilizar su negocio con un flujo de trabajo personalizado? Póngase en contacto con nuestro equipo de ventas hoy mismo para solicitar una demostración del producto.
