Keycafé
Muchas empresas pueden verse abrumadas por la gestión de las llaves entre varios empleados, clientes o invitados; la necesidad de gestionar las llaves es tan antigua como las propias llaves.
La mayoría de las empresas llevan décadas confiando en hojas de cierre de sesión y ganchos en la pared, o en costosos casilleros antiguos para la administración de llaves. Afortunadamente, las tecnologías emergentes de IoT han permitido recientemente la creación de sistemas modernos basados en la nube sistemas de control de llaves que realmente pueden ayudar a mejorar los resultados de cualquier negocio.
Si bien vivimos en un mundo cada vez más digital, las llaves físicas no van a desaparecer pronto, ya que el costo de digitalizar las flotas de llaves puede resultar prohibitivo para la mayoría de las empresas.
Las empresas de tecnología moderna han creado opciones digitalizadas de alta seguridad para ayudarlo a realizar un seguimiento, almacenar y autorizar el uso de las llaves físicas en su organización. Estas van desde configuraciones sencillas de pantalla abierta hasta soluciones altamente avanzadas basadas en la nube que pueden administrar miles de llaves desde un teléfono inteligente o un PC.
Antes de entrar en las dos formas principales en las que sistemas de gestión de llaves están diseñados, analicemos los conceptos básicos.
En este artículo, analizaremos un problema mucho más práctico: cómo administrar, almacenar y asignar llaves físicas a varias personas de una organización. Estos sistemas electrónicos de administración de llaves ofrecen una solución confiable y conveniente para el acceso a habitaciones, edificios e incluso vehículos in situ.
A medida que las empresas de diversos sectores crecen y expanden sus operaciones, también lo hace el nivel de complejidad de sus necesidades de administración.
Esto se puede observar en una gran variedad de aplicaciones, tales como:
Porque sistemas de control de llaves se utilizan en muchas aplicaciones, lo que a menudo significa que los sistemas reales en uso pueden tener muchas variabilidades de diseño.
La elección del sistema de software de administración de llaves que es mejor para su empresa depende del flujo de trabajo que requiera su empresa. ¿Necesita tener acceso como invitado una sola vez, que el personal interno tenga acceso a todas las llaves en todo momento o que los grupos de llaves estén bien gestionados entre los diferentes niveles de personal?
Una vez que haya planificado sus necesidades empresariales específicas, le ayudará a determinar el sistema de administración de llaves adecuado para usted.
Sistemas electrónicos de administración de llaves vienen en todas las formas y tamaños, dependiendo del perfil del usuario, por supuesto. En este artículo, vamos a arrojar luz sobre dos de los tipos de sistemas más populares disponibles en la actualidad:
Todas las llaves son visibles a través de una puerta transparente o después de abrirla. Las llaves se sujetan a una clavija con un anillo a prueba de manipulaciones y, a continuación, se insertan en la sistema de tablero perforado lo que bloquea la clavija. Cuando un usuario está autorizado a usar una llave determinada, la clavija se desbloquea y se queda con la llave.
Sistemas de tablero perforado ofrecen una solución rápida, sencilla y fácil. Estas son algunas empresas que ofrecen productos en esta categoría:
Cada llave está cerrada en un compartimento individual, por lo que no se ve nada desde el exterior y, cuando se accede a una llave, no se ven otras llaves. Los compartimentos individuales garantizan que nadie más tenga acceso físico a las llaves, una función útil cuando varios desconocidos tienen que compartir el mismo sistema y no un grupo de compañeros de trabajo.
Cuando un usuario se autentica y selecciona una llave para acceder, el compartimento individual se abre y permite acceder a las llaves del interior. No hay confusión en cuanto a qué llave usar, porque solo hay una opción: hacer que el sistema sea fácil de usar para el personal capacitado o para los huéspedes o clientes que se alojen una sola vez.
Estas son algunas empresas que ofrecen sistemas de casilleros para la administración de llaves:
Si bien los sistemas de casilleros y tableros perforados tienen varias ventajas, creemos que no todos los sistemas de administración de llaves se crean de la misma manera.
Piense en las primeras impresiones: los sistemas de casilleros ofrecen un aspecto mucho más limpio, ideal para aplicaciones orientadas al cliente, mientras que los tableros perforados son mucho más desordenados y pueden resultar una monstruosidad, especialmente cuando se colocan en salas de espera u otras áreas orientadas al cliente. Los sistemas de taquillas también eliminan inmediatamente cualquier confusión entre las diferentes llaves, ya que el sistema no deja lugar a conjeturas.
¿Los tableros perforados almacenan más llaves? Claro, pero puede resultar bastante complicado manejarlos en el caso de llaveros grandes o varios llaveros de coche.
Agregue a esto el valor de mantener sus llaves ocultas a cualquier otro usuario del sistema, y tendrá un gran argumento a favor de los sistemas de casilleros en lugar de los de tablero perforado.
El objetivo de cualquier sistema de administración de llaves es evitar la pérdida de llaves y garantizar únicamente el acceso autorizado. No existe una solución única para la gestión de llaves, ya que cada sector empresarial tiene desafíos únicos, ya sea la gestión de una flota de vehículos, una cartera de propiedades o el registro de hoteles fuera del horario habitual.
El software de administración de llaves basado en la nube de Keycafe proporciona múltiples flujos de trabajo diferentes que se pueden adaptar a sus requisitos exactos.
Gestión de llaves ininterrumpida
Puede acceder fácilmente a sus llaves, mandos o tarjetas de acceso en cualquier momento, sin necesidad de ponerse en contacto con los administradores del sistema. Siempre y cuando tengas permiso, ya puedes empezar.
SmartBox conectada a IoT
La SmartBox de Keycafe está siempre conectada, lo que permite gestionar el acceso en tiempo real desde cualquier lugar mediante una aplicación. Proporcione acceso a una llave o revoque el acceso a todas las llaves de forma instantánea, garantizando el acceso autorizado en todo momento.
Permisos granulares en la nube
Gracias a las funciones de programación avanzadas, puede conceder el acceso a las llaves no solo por persona, sino también por franjas horarias y grupos predeterminados.
Auditorías de historial sencillas
¿Está buscando una posible filtración de seguridad? Este sistema garantiza que se tengan en cuenta todas las interacciones de su sistema, con una lista completa y actualizada automáticamente de todos los depósitos y retiradas a nivel de llave, usuario y SmartBox.
Altamente modular
La SmartBox viene en varias variantes diferentes y es altamente escalable incluso en diferentes ubicaciones. Comience con una modesta configuración de 7 casilleros y aumente los cientos a medida que su organización se expanda.
Integraciones de API y aplicaciones
Si ya está utilizando su propio software propietario, Keycafe ofrece un conjunto sólido de recursos para desarrolladores para ayudar a que su solución de administración de llaves se adapte al ecosistema digital de su empresa.
Múltiples opciones de acceso
A diferencia de muchos otros sistemas de casilleros, Keycafe no lo limita a un solo método de acceso. Puedes autorizar a clientes y empleados mediante un código PIN introducido en la pantalla táctil, herramientas de autenticación de dos factores, una aplicación para teléfonos inteligentes, llaveros físicos e incluso tarjetas de usuario.
Calidad de construcción sólida
La SmartBox está fabricada con acero laminado en frío y aluminio aleado A383, que se usa comúnmente en aplicaciones automotrices y aeroespaciales, lo que hace que la unidad sea mucho más difícil de manipular físicamente.
No hay dos organizaciones que tengan los mismos requisitos de seguridad; a menudo, la autorización de llaves, incluso con diferentes sitios en la misma área, puede diferir significativamente. Llevar un registro de las llaves en un hogar normal ya es bastante difícil. ¿Qué pasa con todo un lugar de trabajo?
Afortunadamente, las excelentes tecnologías de las que hemos hablado hoy ayudan a que la administración de llaves sea muy sencilla. Si la innovadora solución de Keycafe le interesa, póngase en contacto con el equipo de ventas hoy mismo para mantener tus llaves en perfecto orden.
La comparación entre los sistemas de administración de llaves perforadas y los de casilleros implica varios factores, incluidos el nivel de seguridad, la capacidad y el uso previsto, lo que influye en su rentabilidad para las diferentes necesidades de la organización.
Estos sistemas a menudo se pueden integrar con marcos de seguridad más amplios, lo que ofrece capacidades mejoradas de control de acceso y supervisión.
El mantenimiento a largo plazo de estos sistemas varía: las soluciones digitales requieren actualizaciones y los sistemas físicos necesitan mantenimiento ocasional para garantizar la confiabilidad y el rendimiento.
