Si su empresa usa varios conjuntos de llaves y administra a los empleados con varios niveles de acceso, es esencial contar con un sistema de administración de llaves. Pero, ¿qué es un sistema de gestión de llaves? ¿Y cómo ayuda?

Hoy, analizaremos los puntos más sutiles de los sistemas de administración de llaves empresariales y hablaremos sobre cómo pueden ayudarlo a simplificar el acceso, mejorar la responsabilidad y reducir el riesgo en sus operaciones diarias.

¿Quién necesita un sistema de gestión de llaves?

La administración de llaves es esencial en cualquier organización que administre varias llaves o conjuntos de llaves utilizados por varias personas.

Cuantas más personas y llaves necesite gestionar, más complejo será el proceso. Un sistema de administración de llaves garantiza que solo las personas adecuadas tengan acceso en el momento adecuado y le ayuda a saber quién tiene las llaves en su poder.

Entre los tipos de empresas que utilizan o necesitan la administración de llaves se encuentran los concesionarios de automóviles, las empresas de administración de propiedades, los operadores de alquileres a corto plazo (STR), las empresas de construcción, los proveedores de logística, los administradores de instalaciones, los hoteles, las agencias de alquiler de automóviles, las flotas de vehículos gubernamentales, las universidades y docenas de otros sectores y casos de uso.

¿Qué hace un sistema de gestión de llaves?

Un sistema de gestión de llaves facilita la recogida y entrega de las llaves en un lugar específico sin la necesidad de la supervisión del personal, al tiempo que garantiza un alto nivel de responsabilidad.

Un sistema de administración mantiene las llaves en una ubicación central y accesible y le permite asignar permisos para que solo los usuarios autorizados puedan recoger las llaves. Una aplicación de software compatible con la nube controla el acceso, lo que le proporciona el historial de acceso de cada llave y cada usuario en tiempo real, lo que simplifica y automatiza la administración de llaves incluso en varias ubicaciones y propiedades.

Los administradores pueden configurar los permisos de forma remota en función de tarjetas de acceso, códigos PIN únicos, plazos y otros parámetros para garantizar que solo determinadas personas puedan acceder a las llaves y que las llaves de los activos críticos estén siempre disponibles en coordinación con las operaciones de la empresa. Según el nivel de necesidades de su organización, los sistemas de administración de llaves se pueden integrar con la infraestructura de TI y los flujos de trabajo de la empresa.

Ventajas de un sistema de gestión de llaves

Un sistema de administración de llaves automatiza y agiliza lo que normalmente sería un proceso complicado, ineficiente y lento en la empresa. Estos son solo algunos de los beneficios.

• Reduzca los costos de reemplazar las llaves perdidas. Siempre sabrás quién ha recogido las llaves, lo que facilita su localización cuando sea necesario.
• No más búsquedas de llaves, ya que permanecen en su propio compartimento único hasta que el personal asignado los recoge.
• Asignar permisos complejos para grupos, departamentos, etc., garantizando que solo las personas autorizadas tengan acceso a las llaves. Los permisos se pueden revocar o cambiar en cualquier momento.
• Controla todo desde la nube en tiempo real. Los sistemas de administración de llaves permiten la administración remota, lo que garantiza un proceso simple y confiable. Las partes interesadas pueden ver el inventario y el estado de la llave en una única fuente confiable.
• Ahorra tiempo y dinero, elimina errores. La administración de llaves remota y automatizada elimina la necesidad de contar con personal las 24 horas del día para facilitar o registrar los intercambios de llaves.

Tipos de sistemas de gestión de llaves

Los sistemas de administración de llaves se han utilizado durante décadas de una forma u otra. Estos son los tipos más comunes de sistemas de administración de llaves manuales y basados en la tecnología:

• Tablero perforado. Todas las llaves son visibles y están colgadas en un tablero perforado que puede estar abierto o cerrado. Verás que este método se usa en algunos estacionamientos, talleres de reparación de automóviles, cabinas, instalaciones de almacenamiento y más.
• Armarios. Las llaves se guardan dentro de los gabinetes, al igual que el método del tablero perforado, pero generalmente están cerradas y cerradas con llave.
• Estilo casillero. Cada llave está cerrada en un compartimento individual, por lo que solo se ve la llave a la que se accede. No hay confusión sobre qué llave usar, y es más limpio buscar aplicaciones orientadas al cliente que utilicen este método.
• No está basado en la nube. Cajas de administración de llaves programables, a las que normalmente se accede con un código o una llave física. Si bien algunos datos se pueden enviar a un software local que no esté conectado, no se pueden administrar de forma remota y, aun así, requieren la intervención directa del operador.
• En la nube administración de llaves es un sistema SmartBox conectado a Internet que permite la administración remota, la automatización y el acceso basado en permisos.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión de llaves para su empresa

El sistema de administración de llaves adecuado puede ayudarlo a reducir los costos, automatizar y simplificar los procesos y obtener nuevas eficiencias que agregan valor al usuario final y al resultado final. Al elegir el sistema de administración de llaves adecuado para usted, tenga en cuenta sus necesidades y prioridades, quién utilizará el sistema y qué tan fácil es administrar el flujo de trabajo.

Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta:

• ¿Cómo se controla el sistema? ¿Requiere una entrada manual en el punto de uso, lo que requiere que el personal visite físicamente la ubicación del casillero, o se puede administrar en línea desde cualquier lugar?
• ¿Qué tipos de niveles de permiso ofrece? Algunos sistemas solo tienen PIN simples para una llave, lo que permite que cualquier persona con ese PIN pueda acceder a ella. Otros basan los permisos en el usuario, lo que permite a cualquier usuario controlar el acceso a cualquier llave individual.
• Facilidad de uso. Cuantos más usuarios necesiten acceder al sistema, más sencillo tendrá que ser. Asegúrese de que el proceso sea lo suficientemente sencillo como para que cualquiera pueda usarlo.
• Atención al cliente. ¿Cuáles son sus opciones de servicio al cliente y soporte? Si algo sale mal, debes poder comunicarte con una persona las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• ¿Cómo se accede a las llaves? Algunos sistemas ofrecen múltiples opciones de acceso mediante una insignia de usuario, un llavero, un PIN, una aplicación móvil y la autenticación de dos factores (2FA), mientras que otros sistemas utilizan códigos PIN universales para todas las llaves.
• Opciones de personalización. No hay dos empresas que funcionen exactamente igual. Asegúrese de que el sistema de administración de llaves que elija simplifique o sea fácil de integrar con su flujo de trabajo actual. Es recomendable que te consulten para saber exactamente cómo tienes que gestionar las llaves y asegurarte de que dispones de un sistema que te permita rentabilizar la inversión lo más rápido posible.
• ¿Cuántas llaves utiliza su empresa? Un sistema modular de administración de llaves ofrece una mayor capacidad y es más fácil de escalar a medida que crece.
• ¿Qué tipos de llaves necesita almacenar? Por ejemplo, ¿utiliza tarjetas de acceso? ¿Llaves de coche? ¿Llaveros grandes? Algunos sistemas son más adecuados para almacenar conjuntos de llaves más grandes y, al mismo tiempo, mantenerlos limpios y ordenados.
• ¿Necesita un sistema de administración de llaves para uso exclusivo del personal interno o para sus clientes? Algunos sistemas de administración de llaves son más fáciles de entender y usar para los usuarios que utilizan una sola vez, los clientes y el público en general.
• Preocupaciones por los costos. Algunos sistemas de administración de llaves tienen un costo inicial elevado, mientras que otros tienen costos iniciales más bajos y tarifas continuas basadas en suscripciones.
• ¿Es un problema el atractivo exterior? Si va a instalar el sistema de administración de llaves en el exterior o para que lo usen los clientes, ¿el aspecto de la caja coincide con el de su marca? ¿Se puede personalizar su apariencia o personalizarla?
• Opciones de integración. ¿Puede el sistema de administración de llaves integrarse con su paquete de software existente para automatizar los flujos de trabajo?

Esperamos que haya obtenido información sobre los beneficios de los sistemas de administración de llaves con software y sobre cómo pueden ayudar a su empresa.

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Una consulta con un representante de cuentas de Keycafe le permitirá saber qué flujo de trabajo se adapta mejor a su organización para que pueda aprovechar al máximo el sistema. Comunícate hoy, y comencemos la conversación.