Si votre entreprise utilise plusieurs jeux de clés et gère des employés avec différents niveaux d'accès, un système de gestion des clés est essentiel. Mais qu'est-ce qu'un système de gestion des clés ? Et en quoi est-ce utile ?

Aujourd'hui, nous allons explorer les subtilités des systèmes de gestion des clés d'entreprise et expliquer comment ils peuvent vous aider à simplifier l'accès, à améliorer la responsabilisation et à réduire les risques dans vos opérations quotidiennes.

Qui a besoin d'un système de gestion des clés ?

La gestion des clés est essentielle dans toute organisation qui gère plusieurs clés ou ensembles de clés utilisés par plusieurs personnes.

Plus vous devez gérer de personnes et de clés, plus le processus devient complexe. Un système de gestion des clés garantit que seules les bonnes personnes ont accès au bon moment et vous permet de savoir qui a les clés en sa possession.

Les types d'entreprises qui utilisent ou nécessitent la gestion des clés comprennent les concessionnaires automobiles, les sociétés de gestion immobilière, les opérateurs de location à court terme (STR), les entreprises de construction, les prestataires logistiques, les gestionnaires d'installations, les hôtels, les agences de location de voitures, les flottes de véhicules gouvernementaux, les universités et des dizaines d'autres secteurs et cas d'utilisation.

À quoi sert un système de gestion des clés ?

Un système de gestion des clés facilite la prise en charge et la remise des clés à un endroit spécifique sans qu'il soit nécessaire de recourir à la supervision du personnel, tout en garantissant un haut niveau de responsabilité.

Un système de gestion des clés conserve les clés dans un endroit central et accessible et vous permet d'attribuer des autorisations afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent les récupérer. Une application logicielle basée sur le cloud contrôle l'accès, vous fournissant l'historique des accès pour chaque clé et chaque utilisateur en temps réel, simplifiant et automatisant la gestion des clés, même sur plusieurs sites et propriétés.

Les responsables peuvent définir des autorisations à distance en fonction de cartes d'accès, de codes PIN uniques, de délais et d'autres paramètres afin de garantir que seules certaines personnes peuvent accéder aux clés et que les clés des actifs critiques sont toujours disponibles en coordination avec les opérations de l'entreprise. Selon le niveau des besoins de votre organisation, les principaux systèmes de gestion peuvent être intégrés à l'infrastructure informatique et aux flux de travail de l'entreprise.

Avantages d'un système de gestion des clés

Un système de gestion des clés automatise et rationalise ce qui serait généralement un processus complexe, inefficace et chronophage dans l'entreprise. Voici quelques-uns de ses avantages.

• Réduisez les coûts de remplacement des clés perdues. Vous saurez toujours qui a récupéré les clés, ce qui vous permettra de les retrouver facilement en cas de besoin.
• Plus besoin de chercher des clés, car ils sont gardés dans leur propre compartiment jusqu'à ce qu'ils soient récupérés par le personnel désigné.
• Attribuer des autorisations complexes pour les groupes, les départements, etc., en veillant à ce que seules les personnes autorisées disposent d'un accès clé. Les autorisations peuvent être révoquées ou modifiées à tout moment.
• Contrôlez tout depuis le cloud en temps réel. Les systèmes de gestion des clés permettent une gestion à distance, garantissant ainsi un processus simple et fiable. Les parties prenantes peuvent consulter leur inventaire et leur statut clés à partir d'une source fiable unique.
• Permet d'économiser du temps et de l'argent, élimine les erreurs. La gestion des clés à distance et automatisée élimine le besoin de personnel 24 heures sur 24 pour faciliter ou enregistrer les échanges de clés.

Types de systèmes de gestion des clés

Les principaux systèmes de gestion sont utilisés depuis des décennies sous une forme ou une autre. Voici les types les plus courants de systèmes de gestion de clés manuels et basés sur la technologie :

• Panneau perforé. Toutes les clés sont visibles et accrochées à un panneau perforé qui peut être ouvert ou fermé. Vous verrez cette méthode utilisée dans certains parkings, ateliers de réparation automobile, cabines, installations de stockage, etc.
• Armoires. Les clés sont conservées à l'intérieur des armoires, un peu comme la méthode des panneaux perforés, mais elles sont généralement fermées et verrouillées.
• Style casier. Chaque clé est verrouillée dans un compartiment individuel, de sorte que seule la clé accessible est visible. Il n'y a aucune confusion quant à la clé à utiliser, et il est plus facile de rechercher des applications destinées aux clients utilisant cette méthode.
• Non basé sur le cloud. Boîtes de gestion de clés programmables, généralement accessibles à l'aide d'un code ou d'une clé physique. Bien que certaines données puissent être transmises à un logiciel sur site non connecté, elles ne peuvent pas être gérées à distance et nécessitent toujours l'intervention directe de l'opérateur.
• Dans le cloud gestion des clés est un système SmartBox connecté à Internet qui permet la gestion à distance, l'automatisation et l'accès basé sur des autorisations.

Comment choisir le meilleur système de gestion des clés pour votre entreprise

Le bon système de gestion des clés peut vous aider à réduire les coûts, à automatiser et à simplifier les processus, et à gagner en efficacité afin d'apporter une valeur ajoutée à l'utilisateur final et à vos résultats. Lorsque vous choisissez le système de gestion des clés qui vous convient, tenez compte de vos besoins et de vos priorités, des personnes qui utiliseront le système et de la facilité de gestion du flux de travail.

Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Comment le système est-il contrôlé ? Cela nécessite-t-il une saisie manuelle au point d'utilisation, oblige-t-il le personnel à se rendre physiquement à l'emplacement du casier, ou peut-il être géré en ligne depuis n'importe où ?
• Quels types de niveaux d'autorisation propose-t-il ? Certains systèmes ne disposent que de simples codes PIN basés sur la clé, permettant à toute personne possédant ce code PIN d'accéder à cette clé. D'autres basent les autorisations sur l'utilisateur, ce qui permet à n'importe quel utilisateur de contrôler à la minute près l'accès à n'importe quelle clé individuelle.
• Convivialité d'utilisation. Plus le nombre d'utilisateurs ayant besoin d'accéder au système est élevé, plus il doit être simple. Assurez-vous que le processus est suffisamment simple pour que tout le monde puisse l'utiliser.
• Service à la clientèle. Quelles sont vos options de service client et d'assistance ? En cas de problème, vous devez être en mesure de joindre une personne en direct 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
• Comment accéder aux clés ? Certains systèmes offrent plusieurs options d'accès via un badge utilisateur, un porte-clés, un code PIN, une application mobile et une authentification à deux facteurs (2FA), tandis que d'autres utilisent des codes PIN universels pour toutes les clés
• Options de personnalisation. Il n'y a pas deux entreprises qui fonctionnent exactement de la même manière. Assurez-vous que le système de gestion des clés que vous choisissez est simple ou facile à intégrer à votre flux de travail actuel. Il est bon de demander une consultation pour comprendre exactement comment vous devez gérer les clés, afin de vous assurer de disposer d'un système qui vous apportera le retour sur investissement le plus rapide.
• Combien de clés votre entreprise utilise-t-elle ? Un système de gestion de clés modulaire offre une plus grande capacité et est plus facile à adapter à votre croissance.
• Quels types de clés devez-vous stocker ? Par exemple, utilisez-vous des cartes-clés ? Des porte-voitures ? De grands porte-clés ? Certains systèmes sont mieux adaptés pour stocker des jeux de clés plus volumineux tout en restant propres et bien rangés.
• Vos principaux besoins en matière de gestion sont-ils réservés au personnel interne ou sont-ils destinés à la clientèle ? Certains systèmes de gestion des clés sont plus faciles à comprendre et à utiliser pour les utilisateurs uniques, les clients et le public.
• Préoccupations liées aux coûts. Certains systèmes de gestion de clés entraînent un coût initial élevé, tandis que d'autres ont des coûts de démarrage plus faibles et des frais d'abonnement permanents.
• L'attrait extérieur est-il un problème ? Si vous installez le système de gestion des clés à l'extérieur ou pour un usage client, l'apparence de la boîte correspond-elle à votre marque ? Son apparence peut-elle être personnalisée ou personnalisée ?
• Options d'intégration. Le système de gestion des clés peut-il s'intégrer à votre suite logicielle existante pour automatiser les flux de travail ?

Nous espérons que vous avez pris connaissance des avantages des systèmes de gestion des clés pilotés par logiciel et de la manière dont ils peuvent aider votre entreprise.

Keycafe propose une gestion complète des clés à distance via une application mobile ou de bureau très conviviale. Keycafe propose une gamme complète de types d'autorisations, allant des simples codes de touche attribués à une clé aux codes utilisateur qui limitent l'accès en fonction de la durée ou du nombre de clés. Keycafe offre également la possibilité d'utiliser l'authentification à deux facteurs pour une plus grande tranquillité d'esprit. Le système de casier à clés Keycafe, appelé « SmartBox », garantit que chaque jeu de clés est caché et empêche tout accès non autorisé.

Une consultation avec un représentant de Keycafe vous permettra de savoir quel flux de travail convient le mieux à votre organisation afin que vous puissiez tirer le meilleur parti du système. Contactez-nous dès aujourd'hui, et entamons la conversation.