Les alertes programmables aident les équipes à rester au courant des principales activités d'accès sans avoir à consulter le tableau de bord toute la journée. Vous choisissez l'événement, le calendrier, les destinataires et le message. Lorsque cet événement se produit, Keycafe envoie l'alerte pour vous.

La dernière mise à jour de notre produit rend les alertes beaucoup plus personnalisables. Vous disposez désormais d'un plus grand nombre de types d'alertes, d'une nouvelle option de diffusion de webhook et de plus de choix de chronométrage. Ensemble, ces mises à jour étendent ce que vous pouvez automatiser en matière de prise en charge, de dépôt et de réservation.

Nouveaux types d'alertes

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Les alertes programmables couvrent désormais un plus grand nombre de scénarios au cours du parcours d'accès clé. Outre les alertes existantes concernant les retours tardifs de clés, nous avons ajouté deux nouvelles options :

1. Alertes d'échange de clés

Vous pouvez désormais déclencher une alerte personnalisée immédiatement lorsqu'une clé est récupérée et/ou déposée. C'est utile lorsque vous avez besoin de mises à jour en temps réel ou que vous souhaitez lancer un flux de travail externe dès que la clé change.

Grâce aux alertes d'échange de clés immédiates, les équipes peuvent réagir dès qu'une clé change de mains :

• Les équipes de sécurité obtiennent un enregistrement en temps réel des récupérations et des retours d'actifs de grande valeur.
• Les gestionnaires de flotte savent à quel moment un certain groupe de clés de véhicule quitte ou rentre dans la SmartBox.
• Le service de ménage de l'hôtel est averti exactement lorsque le client part et que la chambre est prête à être nettoyée.

2. Alertes créées par la réservation

Une alerte se déclenche lorsqu'une réservation ou une réservation est créée. Il est conçu pour envoyer un message personnalisé juste après que quelqu'un a réservé l'accès à une clé. Les messages peuvent être personnalisés par clé ou par groupe de clés, de sorte que l'e-mail peut inclure des informations qui varient selon l'unité, le véhicule ou l'actif.

Les alertes créées par les réservations permettent d'améliorer la communication entre les clients et les visiteurs. Vous pouvez donc envoyer des informations au moment opportun, juste après la réservation de l'accès :

• Les hôtes de locations de courte durée envoient les étapes d'enregistrement spécifiques à l'unité, l'emplacement de la SmartBox, les notes de stationnement ou les informations WiFi en fonction de la clé exacte réservée.
• Les agences de location de voitures envoient des instructions de prise en charge qui correspondent au véhicule assigné.
• Les entreprises de location d'équipement envoient des notes de sécurité ou des instructions de retour liées à l'article.

Comme les alertes peuvent être définies par touche ou par groupe de touches, le message peut rester précis sans modifications manuelles.

Envoyer des alertes via Webhook

Chaque alerte programmable peut désormais être envoyée via un webhook, et pas seulement par SMS ou e-mail. Un webhook envoie les données d'événements à une URL que vous contrôlez. À partir de là, vous décidez de la suite à donner : acheminez l'alerte vers votre propre système, déclenchez un flux Zapier, publiez sur Microsoft Teams ou Slack, créez un ticket d'assistance, mettez à jour une feuille de calcul ou tout ce que vos outils autorisent. Cela permet de transformer les alertes programmables en un flux d'événements propre que vous pouvez adapter à votre activité.

La diffusion du Webhook signifie que vous n'êtes plus limité au format e-mail ou SMS de Keycafe :

• Acheminez tous les événements de prise en charge et de dépôt dans votre CRM afin de maintenir un calendrier précis pour les clients.
• Déclenchez un message Slack sur un canal d'expédition lorsqu'une clé est récupérée.
• Démarrez une tâche de nettoyage ou d'entretien dans votre logiciel de gestion immobilière lorsqu'un client dépose la clé d'une chambre.
• Enregistrez les transferts de clés dans une base de données pour les rapports de conformité.

Keycafe gère la détection et le chronométrage. Vos systèmes gèrent l'action.

Plus d'options de chronométrage pour les alertes de retard

Pour les alertes Late Key, vous disposez désormais de choix de chronométrage plus précis dans la fenêtre de 12 à 24 heures. Cela vous permet de mieux contrôler les rappels et les escalades qui sont censés se produire « plus tard dans la journée » ou « demain ».

Activer/désactiver les alertes

Les alertes existantes peuvent être activées ou désactivées sans les reconstruire. Cela permet de suspendre facilement les alertes pour les opérations saisonnières, les périodes de maintenance ou les changements de politique à court terme.

Commencez avec les alertes programmables

Les alertes programmables sont disponibles pour tous les clients des forfaits Premium et Business Pro et peuvent être créées et modifiées sur l'application de bureau Keycafe. Choisissez le type d'alerte, choisissez la clé ou le groupe de clés, définissez le calendrier, saisissez votre message et sélectionnez le mode de diffusion. Les destinataires peuvent inclure des administrateurs, des responsables, des utilisateurs ou d'autres personnes de votre organisation.

Visitez notre Centre d'aide pour obtenir des instructions complètes sur la façon de créer une alerte dès aujourd'hui !