Keycafé
La gestión de llaves desempeña un papel directo en el buen funcionamiento de un concesionario de automóviles. Desde las pruebas de conducción hasta las citas de servicio, contar con el sistema adecuado afecta a la velocidad, la seguridad y los costes del día a día. Keycafe y 1Micro son dos opciones muy utilizadas actualmente en el mercado norteamericano. Este artículo compara ambas para ayudar a los concesionarios a elegir el sistema que mejor se adapte a sus operaciones.
Keycafe ofrece un sistema de gestión de llaves basado en la nube diseñado para concesionarios de automóviles. Sus taquillas SmartBox tienen un diseño compacto que se adapta a los muelles de servicio, salas de exposición y oficinas traseras sin ocupar espacio adicional. Cada unidad almacena las llaves en compartimentos individuales, que se abren con un PIN, una aplicación móvil, un código QR o el escaneado de una tarjeta de identificación. El sistema proporciona supervisión en directo, alertas rápidas y registros completos del uso de las llaves, totalmente gestionados desde una página web o una aplicación móvil.
1Micro ofrece sistemas de control de llaves para concesionarios a través de sus modelos iSafe Pro, Lite y SOLO. Estos armarios tipo cajón almacenan grupos de llaves y utilizan PIN y códigos QR para gestionar el acceso. Cada acción con las llaves se registra con una marca de tiempo y una foto, creando una pista de auditoría completa. La plataforma iLot ofrece a los gestores informes basados en la nube, controles de acceso de usuarios y seguimiento automático de VIN. Para mayor seguridad, el sistema iOptix envía alertas en tiempo real en caso de manipulación o acceso no autorizado.
los sistemas de 1Micro almacenan las llaves en cajones con varias llaves. Los usuarios deben localizar su llave específica después de abrir un cajón, lo que puede alargar el proceso. El acceso a estos sistemas se realiza mediante códigos QR, códigos PIN y escáneres de tarjetas de proximidad. 1Micro también permite la transferencia directa de llaves entre usuarios a través de un código QR de un solo uso, eliminando la necesidad de devolver las llaves al sistema. 1Micro incluye grabación por cámara, aunque vincular las imágenes al uso específico de las llaves puede requerir más pasos para su revisión.
El sistema también supervisa la actividad de las llaves dentro de zonas geográficas establecidas mediante su función de geovallas. Para gestionar grupos de llaves, 1Micro proporciona acceso a todas las llaves de un cajón asignado, un método que depende de que los usuarios vuelvan a colocar las llaves en el cajón correcto asignado, y limita las restricciones de acceso a grupos de llaves, en lugar de a llaves individuales. Las alertas se limitan a eventos fijos como la manipulación o el acceso fuera del horario laboral, sin una opción clara para adaptarlas según la función o el comportamiento del usuario.
Keycafe asegura cada llave en su propio contenedor cerrado. El personal obtiene rápidamente una llave utilizando opciones de autorización como escanear una tarjeta NFC existente de la empresa, un código QR o un distintivo de usuario, introducir un código PIN o a través de la aplicación móvil. Una cámara integrada graba cada acceso a las llaves y también puede empezar a grabar cuando el sensor de proximidad detecta movimiento a menos de 60 cm o se toca la pantalla. El seguimiento en directo desde un panel web y una aplicación móvil permite a los administradores ver la ubicación de las llaves y conceder o retirar el acceso en tiempo real.
Incluye varias funciones especialmente diseñadas para los concesionarios, como permisos de acceso a las llaves totalmente personalizables y limitación del acceso a las llaves por horario para los trabajadores por turnos. El sistema permite asignar el acceso a llaves específicas e individuales. Los gestores pueden limitar en el número de llaves que un miembro del equipo puede tener a la vez, garantizando que el resto del personal siempre tenga acceso. El personal también puede transferir una llave directamente a otro miembro del equipo sin tener que devolverla primero a la SmartBox. El personal de ventas puede reservar llaves para citas con antelación.
El sistema también admite alertas de devoluciones atrasadas y de seguimiento de actividad con las llaves que se produzca fuera del horario habitual, lo que ayuda a prevenir problemas antes de que afecten a las operaciones. A diferencia de 1Micro, que sólo activa alertas para incidentes específicos, las alertas de Keycafe son totalmente personalizables. Puede elegir exactamente a qué llaves se aplica una alerta, cuándo se envía y adaptar el contenido del mensaje para que se ajuste al flujo de trabajo de su equipo.
los sistemas 1Micro ofrecen diferentes formas de acceder a las teclas. Los usuarios pueden introducir un código PIN mediante el teclado de la pantalla, un método habitual para acceder directamente a la máquina. Los sistemas también permiten escanear códigos QR para retirar las llaves. Más allá de los códigos, algunos modelos de 1Micro ofrecen autenticación física mediante escáneres de tarjetas de proximidad y escáneres biométricos, como lectores de huellas dactilares.
Keycafe ofrece varias formas de obtener llaves. Los usuarios pueden introducir un código PIN directamente en la SmartBox, o escanear un código QR o un distintivo de usuario. También se puede acceder a las llaves a través de la aplicación móvil, donde los usuarios pueden preseleccionar una llave antes de llegar a la SmartBox para un acceso rápido. Para garantizar la rendición de cuentas, se dispone de autenticación de dos factores para la recogida de llaves. Los códigos de un solo uso, enviados por SMS o correo electrónico, proporcionan un acceso seguro a los clientes o contratistas sin necesidad de la aplicación. Los pases de Apple y Google Wallet están disponibles como alternativa a los códigos de un solo uso.
los sistemas 1Micro están diseñados para configuraciones a gran escala y ofrecen expansión modular para manejar un gran volumen de llaves. Estos armarios requieren una fuente de alimentación constante y una conexión de red local. Las llaves se guardan en compartimentos compartidos y se accede a ellas mediante RFID, QR o código PIN, sin cierre individual. El sistema admite despliegues en varias ubicaciones, lo que permite a los concesionarios supervisar el uso en todos los sitios a través de la plataforma iLot. Sin embargo, las acciones de control diarias siguen estando vinculadas a cada armario individual. El software y el firmware se actualizan automáticamente durante la noche a través de la infraestructura en la nube, sin necesidad de servicio in situ.
Keycafe está diseñado para ser adaptable y fácil de usar. Sus unidades modulares se instalan en menos de una hora y pueden ampliarse según sea necesario para adaptarse a distintos tamaños operativos. El sistema incluye una batería de reserva y el modo fuera de línea, para que el acceso a las llaves continúe durante las interrupciones del suministro eléctrico o de la red. Cada llave se almacena en su propio contenedor cerrado con ubicación aleatoria y registros de cámara opcionales para un mayor control. El sistema es ideal para concesionarios con múltiples ubicaciones, ya que ofrece un control centralizado y visibilidad en tiempo real de todas las SmartBox desde un único panel basado en la nube. Las actualizaciones de software y firmware se realizan de forma automática y remota, sin necesidad de mantenimiento in situ.
1Micro ofrece informes basados en la nube y supervisión central a través de la plataforma iLot, pero la mayoría de las acciones con las llaves deben realizarse en el armario. Los desbloqueos remotos pueden ser más lentos y la experiencia del usuario con el soporte varía según la ubicación. Las actualizaciones de software se entregan automáticamente durante la noche a través de su sistema en la nube, sin necesidad de actualizaciones manuales ni visitas in situ. Aunque 1Micro admite integraciones con determinados sistemas de concesionarios como DMS y CRM, se basa en API directas adaptadas a plataformas específicas y no ofrece herramientas de automatización de uso general como Zapier.
Se puede acceder a la plataforma de Keycafe tanto desde el ordenador como desde el móvil, lo que permite a los gestores supervisar la actividad de las llaves en tiempo real, gestionar los permisos y recibir alertas de devoluciones tardías. Las actualizaciones de software se gestionan de forma remota, sin necesidad de visitas in situ. El soporte está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, a través de chat en directo y teléfono, y hay disponible un centro de ayuda detallado para una guía paso a paso. Keycafe también se integra con Zapier, lo que permite a los equipos automatizar tareas y crear flujos de trabajo en más de 7.000 plataformas, como enviar notificaciones, actualizar CRM o registrar la actividad en hojas de cálculo. Como proveedor de servicios de intercambio de llaves multilingüe, la interfaz SmartBox de Keycafe está disponible en chino, neerlandés, inglés, francés, alemán, italiano, japonés, portugués y español para satisfacer las necesidades lingüísticas de su concesionario.
1Micro sigue un proceso de presupuesto personalizado. El hardware suele requerir un pago inicial mayor, con costes adicionales por asistencia o funciones. El precio final varía en función del tipo y el tamaño de la empresa. Su precio por taquilla puede hacer que añadir más unidades resulte costoso para las grandes instalaciones.
Keycafe publica los precios del hardware y cobra una cuota mensual fija por ubicación por su software. Este pago cubre el acceso a la nube, las actualizaciones y la atención al cliente. Keycafe ofrece distintos planes de software para adaptarse a distintos niveles de complejidad del trabajo. Esto ayuda a las empresas a pagar sólo por las funciones que necesitan, con la opción de actualizarlas más adelante. El pago mensual es sólo por cada unidad base, y las empresas pueden añadir taquillas de expansión sin cuotas adicionales del plan. Esto hace que Keycafe sea rentable para grandes cantidades de llaves.
Tanto Keycafe como 1Micro ofrecen herramientas para gestionar las llaves de los distribuidores, pero responden a necesidades diferentes. 1Micro se adapta a las configuraciones a gran escala con equipos de TI dedicados. Keycafe ofrece un sistema basado en la nube que se instala rápidamente, es fácil de ampliar y está diseñado para el acceso remoto y los flujos de trabajo adaptables.
La elección depende de sus prioridades. Si su concesionario necesita un acceso rápido e inequívoco a las llaves, acceso móvil y funciones específicas como recogida automática de clientes o seguimiento de llaves en tiempo real, Keycafe puede ajustarse a esas necesidades. Para las operaciones que requieren grandes armarios in situ con un gran volumen de llaves, 1Micro puede satisfacer esa demanda.
Revise el tamaño, los procesos y las necesidades de acceso a las llaves de su concesionario para decidir qué sistema es el más adecuado para su trabajo diario.
El punto fuerte de Keycafe es su API y su integración con Zapier, que le permite conectarse con más de 7.000 aplicaciones. Esto ofrece a los concesionarios la flexibilidad de crear flujos de trabajo personalizados para tareas como actualizaciones de CRM o registro de datos.
1Micro se centra en integraciones API directas y preconstruidas con las principales plataformas específicas de DMS y CRM. Este enfoque garantiza una conexión profunda con el software principal del concesionario, pero ofrece menos flexibilidad para conectarse con una amplia gama de aplicaciones de terceros.
Keycafe se instala rápidamente con SmartBox compactas y modulares que se montan en la pared y sólo requieren una fuente de alimentación estándar y conexión a Internet. No se necesita soporte informático especializado, y la instalación puede completarse en menos de una hora.
los sistemas de 1Micro están diseñados para una gran capacidad y requieren más espacio físico. Aunque la instalación es sencilla, está más vinculada a la ubicación in situ y puede ser más adecuada para concesionarios con un equipo de TI dedicado a gestionar la configuración física y la integración de la red.
Keycafe mantiene los costes predecibles a medida que los concesionarios se expanden. Cada unidad base tiene una cuota mensual fija de software, pero añadir taquillas de expansión no aumenta el coste de la suscripción. Esto significa que a medida que su volumen de llaves crece, usted sólo paga por la expansión de hardware, mientras que su plan de software sigue siendo el mismo.
1Micro sigue un modelo de precios basado en presupuestos en el que tanto los costes de hardware como de software aumentan con cada taquilla adicional. A medida que un concesionario añade más llaves o ubicaciones, los costes mensuales aumentan con cada armario nuevo, lo que puede encarecer el escalado con el tiempo.
