Si vous êtes un gestionnaire immobilier chargé de gérer les biens de vos clients, la gestion organisée de leurs clés est probablement une priorité absolue. Un système moderne de gestion des clés ne se contente pas de simplifier l'administration, il augmente également l'efficacité globale de votre entreprise.

Nous allons voir ici pourquoi toute société de gestion d'immeubles collectifs doit investir dans un bon système de clés. Poursuivez votre lecture pour découvrir les principes de base de la gestion moderne des clés et pourquoi il est important pour vous de passer à la vitesse supérieure dès que possible.

Suivi des principaux stocks

Traditionnellement, les gestionnaires immobiliers utilisaient des boîtes, des casiers ou des coffres-forts pour gérer physiquement les clés. Le personnel et les locataires pouvaient déposer les clés dans ces compartiments. Toutefois, cette méthode n'est pas sûre, car des personnes non autorisées peuvent facilement crocheter les serrures et voler dans les coffres.

Les systèmes de gestion des clés connectés dans le nuage sont une alternative moderne . Ils vous permettent de suivre les clés des propriétés de vos clients à partir d'un tableau de bord en ligne. Chaque clé est munie d'un porte-clés unique qui est scanné lors de la prise et de la remise de la clé.

À partir de n'importe quel appareil, vous pouvez obtenir une vue claire de l'état de chaque clé. Vous pouvez savoir qui a retiré une clé en dernier et quelle est la chaîne de possession de chaque clé. Vous pouvez également organiser les clés en groupes et gérer plusieurs sites pour vous assurer que vous pouvez garder un œil sur toutes les clés de vos clients.

Un meilleur contrôle

Le suivi de vos clés vous permet, à vous et à vos clients, d'avoir l'esprit tranquille. Il vous permet également de vous assurer que vous ne perdez pas vos clés et qu'elles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Il s'agit d'un premier pas important vers une gestion efficace des clés, grâce aux connaissances qu'il vous apporte.

Cependant, ces connaissances seraient inutiles sans le contrôle qu'offre un système de gestion des clés de propriété . Vous pouvez contrôler qui a la permission d'accéder aux clés à partir de votre tableau de bord de bureau ou mobile. Cela signifie que vous pouvez attribuer des clés à des locataires spécifiques, à des invités de courte durée ou au personnel d'entretien pour leur donner un accès exclusif aux chambres et aux zones restreintes.

Capacités d'accès unique

Vous pouvez également donner un accès limité dans le temps à certaines personnes. Certains sous-traitants, comme le personnel de nettoyage et les professionnels de l'entretien, n'ont besoin d'accéder au bâtiment qu'à certaines heures. Vous pouvez définir des autorisations pour que les clés ne soient accessibles que pendant la plage horaire prédéterminée. Il n'y a pas lieu de s'inquiéter de l'utilisation des clés en dehors des heures de travail.

Un service entièrement connecté au nuage vous permet de contrôler votre inventaire de clés en temps réel. Vous n'avez pas à craindre d'être pris au dépourvu par une demande d'accès soudaine et urgente et d'avoir à vous précipiter sur place. Il vous suffit d'un simple clic pour avoir le contrôle total.

Cela signifie également qu'il est facile de donner un accès ponctuel à un espace à certaines personnes. Par exemple, si quelqu'un vient réparer un problème dans une propriété ou remplacer des appareils, il peut avoir besoin d'une clé pour accéder facilement à la zone. Vous pouvez créer l'accès avec peu ou pas de préavis, et l'entrepreneur peut récupérer la clé lui-même sans qu'il soit nécessaire d'avoir du personnel sur place.

Lorsqu'ils ont terminé leur travail, ils peuvent remettre la clé eux-mêmes, sans qu'il soit nécessaire que le personnel supervise le transfert. Il s'agit d'un moyen simple et efficace de savoir qui a accès à votre propriété à tout moment.

Simplifier les visites de biens immobiliers

Un bon système de gestion des clés permet également d'organiser des visites guidées et sans contact. Cette fonction est devenue extrêmement populaire dans un monde post-COVID. Étant donné que les visites sans contact limitent la propagation des germes et permettent aux locataires potentiels de visiter la propriété à leur propre rythme, il peut s'agir d'une excellente fonctionnalité à offrir.

Avec Keycafe, les locataires présélectionnés peuvent prendre les clés eux-mêmes. En tant que gestionnaire immobilier, vous pouvez approuver l'utilisation des clés par les locataires et/ou leurs agents immobiliers qui visitent l'appartement. Ils peuvent ensuite visiter le bien à leur rythme avant de rendre les clés eux-mêmes.

Les locataires potentiels peuvent voir le bien en personne plutôt qu'en ligne. Cela augmente votre taux de satisfaction et la probabilité de trouver de bons locataires. Les gens seront plus confiants dans leur décision de signer un bail.

Comme vous recevez une alerte lorsque la clé est rendue (ou lorsqu'elle n'est pas rendue à temps), vous pouvez vous assurer que les visites se déroulent dans les délais prévus, où que vous soyez dans le monde.

Une responsabilité accrue

L'organisation des clés pour les gestionnaires immobiliers est importante pour de nombreuses raisons, mais elle peut aussi poser des problèmes d'ordre juridique. Lorsque vous travaillez avec un système de gestion des clés, vous n'avez plus besoin de boîtes à clés individuelles. Dans de nombreux cas, ces boîtes ne sont pas seulement inesthétiques, elles sont également illégales dans de nombreuses municipalités.

Les systèmes de gestion des clés renforcent la responsabilité juridique de votre société de gestion immobilière. Les clés sont stockées, gérées et distribuées dans le respect de la loi.

Ils rendent également le personnel et les invités responsables des clés qu'ils sont autorisés à utiliser.

Le personnel et les visiteurs ne peuvent pas s'éloigner avec des clés sans recours. S'ils le font, vous pouvez voir qu'ils ont été le dernier utilisateur à accéder à une clé. Chaque prise et dépôt de clé est obligatoirement enregistré avec l'heure et le lieu où il a eu lieu, ainsi que l'identité de l'utilisateur qui a pris la clé.

Les informations relatives à l'utilisateur sont également clairement accessibles à partir du tableau de bord de Keycafe. Cela signifie que les personnes qui prennent les clés seront toujours tenues responsables de leur dépôt. Vous n'avez pas à vous soucier des vols ou des personnes qui s'emparent accidentellement des clés.

Investir aujourd'hui dans un système de gestion des clés

Un système de gestion des clés est essentiel pour tous les gestionnaires immobiliers. Maintenant que vous connaissez les bases de ces systèmes, il est temps de commencer à chercher sur les meilleures solutions pour votre entreprise de gestion immobilière.

Keycafe s'engage à gérer les parcs de clés de votre immeuble, de vos locataires et de votre personnel. Contactez nos experts pour toute question restante et obtenez un devis pour votre nouveau système de gestion de clés dès aujourd'hui.