Si es usted un administrador de fincas encargado de gestionar las propiedades de sus clientes, es probable que una de sus principales prioridades sea custodiar sus llaves de forma organizada. Un sistema moderno de gestión de llaves no solo simplifica la administración, sino que también aumenta la eficiencia general de su negocio.

Aquí vamos a hablar de por qué cualquier empresa de gestión de propiedades multifamiliares necesita invertir en un buen sistema de llaves. Siga leyendo para conocer los fundamentos de la gestión moderna de llaves y por qué es importante que haga el cambio cuanto antes.

Controle el inventario de llaves

Tradicionalmente, los administradores de fincas utilizaban cajas, taquillas o cajas fuertes para gestionar físicamente las llaves. El personal y los inquilinos podían introducir las llaves en estos compartimentos. Sin embargo, esto no es seguro, ya que las personas no autorizadas pueden forzar fácilmente las cerraduras y robar las cajas de cerraduras.

Los sistemas de gestión de llaves conectados a la nube son una alternativa moderna . Le permiten hacer un seguimiento de las llaves de las propiedades de sus clientes desde un panel de control en línea. Cada llave se etiqueta con un llavero único que se escanea al recogerla o entregarla.

Desde cualquier dispositivo, puede tener una visión clara del estado de cada llave. Puede ver quién sacó una llave por última vez y cuál es la cadena de custodia de cada llave. También puede organizar las llaves en grupos y gestionar varias ubicaciones para asegurarse de que puede controlar las llaves de todos sus clientes.

Mayor control

El seguimiento de sus llaves le proporciona tranquilidad a usted y a sus clientes. También garantiza que no pierda las llaves y que éstas no caigan en las manos equivocadas. Es un gran primer paso hacia una gestión eficaz de las llaves por el conocimiento que le proporciona.

Sin embargo, este conocimiento sería inútil sin el control que ofrece un sistema de gestión de llaves de propiedades . Puede controlar quién tiene permiso para las llaves desde su panel de control de escritorio o móvil. Esto significa que puede asignar llaves a determinados inquilinos, huéspedes de corta estancia o personal de mantenimiento para proporcionarles acceso exclusivo a habitaciones y zonas restringidas.

Capacidades de acceso único

Tambien puede dar acceso restringido a determinadas personas. Algunos contratistas, como el personal de limpieza y los profesionales de mantenimiento, solo necesitan acceder al edificio a determinadas horas. Puede establecer permisos para que solo se pueda acceder a las llaves durante su franja horaria predeterminada. No hay que preocuparse de que las llaves se utilicen fuera del horario laboral.

Un servicio totalmente conectado a la nube le permite controlar su inventario de llaves en tiempo real. Ya no tendrá que preocuparse de que una repentina y urgente solicitud de acceso le pille por sorpresa y tenga que volver corriendo a las instalaciones. El control total está a un simple clic de botón.

Esto también significa que le resultará fácil facilitar el acceso puntual a un espacio a determinadas personas. Por ejemplo, si alguien viene a reparar un problema en una propiedad o a sustituir electrodomésticos, es posible que necesite una llave para acceder fácilmente a la zona. Puede crear el acceso con poco o ningún preaviso, y el contratista puede recoger la llave por sí mismo sin necesidad de personal in situ.

Cuando terminen su trabajo, pueden devolver la llave ellos mismos, sin necesidad de que el personal supervise la entrega. Es una forma sencilla y eficaz de saber quién tiene acceso a su propiedad en todo momento.

Muestras de propiedades más sencillas

Un buen sistema de gestión de llaves también permite realizar visitas autoguiadas y sin contacto. Esto se ha hecho muy popular en el mundo posterior a la COVID. Teniendo en cuenta que las visitas sin contacto limitan la propagación de gérmenes y permiten a los posibles inquilinos visitar la propiedad a su propio ritmo, puede ser una excelente opción.

Con Keycafe, los inquilinos preseleccionados pueden recoger las llaves ellos mismos. Usted, como administrador de la propiedad, puede autorizar el uso de las llaves para que los inquilinos y/o sus agentes inmobiliarios visiten el apartamento. A continuación, pueden ver la propiedad a su propio ritmo antes de devolver las llaves por su cuenta.

Los posibles inquilinos pueden ver el inmueble en persona y no por Internet. Esto aumenta sus índices de satisfacción y la probabilidad de encontrar buenos inquilinos. La gente confiará más en su decisión de firmar un contrato de alquiler.

Como recibirá una alerta cuando se devuelva la llave (o cuando no se devuelva a tiempo), podrá asegurarse de que las visitas a la propiedad se desarrollan según lo previsto desde cualquier lugar del mundo.

Mayor responsabilidad

Organizar las llaves para los administradores de fincas es importante por muchas razones, pero también puede ser un problema legal. Cuando se trabaja con un sistema de gestión de llaves, se elimina la necesidad de cajas de seguridad individuales. En muchos casos, estas cajas no solo son antiestéticas, sino que también son ilegales en muchos municipios.

Los sistemas de gestión de llaves aumentan la responsabilidad legal de su empresa de gestión inmobiliaria. Las llaves se almacenan, gestionan y distribuyen dentro de los límites legales.

También responsabilizan al personal y a los invitados de las llaves que están autorizados a utilizar.

El personal y los visitantes no pueden pasearse con las llaves sin recurso. Si lo hacen, podrá ver que fueron el último usuario en acceder a una llave. Cada recogida y entrega de llaves se registra necesariamente con la hora y el lugar en que tuvo lugar, junto con la identidad del usuario que cogió la llave.

La información del usuario también es claramente accesible desde el panel de control de Keycafe. Esto significa que los que recojan las llaves siempre serán responsables de dejarlas. No tienes que preocuparte por robos o personas que se las lleven accidentalmente.

Invierta hoy en un sistema de gestión de llaves

Un sistema de gestión de llaves es esencial para todos los administradores de fincas. Ahora que ya conoce los aspectos básicos de estos sistemas, es hora de empezar a buscar en las mejores soluciones para su negocio de gestión inmobiliaria.

Keycafe se compromete a gestionar flotas de llaves para su edificio, inquilinos y personal. Póngase en contacto con nuestros expertos con cualquier pregunta que tenga y obtenga un presupuesto para su nuevo sistema de gestión de llaves hoy mismo.