Keycafé
Fatigué du chaos quotidien des clés ? Les recherches frénétiques, les clés égarées, les retards qui vous font perdre des ventes et frustrent vos clients ? Dans le monde trépidant des concessions automobiles, une gestion inefficace des clés entraîne des pertes de temps, des transferts manqués et des retards coûteux pour l'ensemble de vos activités. Ce guide vous aidera à relever les défis de la gestion traditionnelle des clés et vous présentera une solution moderne qui révolutionnera les opérations, la sécurité et la rentabilité de votre concession.
Un système de gestion des clés est un outil qui vous permet de suivre et de contrôler l'utilisation des clés dans votre concession. Il offre un moyen centralisé de gérer qui a accès à quelles clés et quand, en créant une piste d'audit claire et en éliminant les conjectures des méthodes traditionnelles.
Ces systèmes associent un stockage sécurisé à une technologie de suivi avancée. Les clés sont généralement stockées dans une armoire ou une boîte fermée à clé, et l'accès est accordé aux utilisateurs autorisés par le biais de diverses méthodes, telles que les codes PIN, les cartes d'accès ou les scans biométriques. Lorsqu'une clé est prise ou rendue, le système enregistre la transaction, créant ainsi un registre détaillé de l'identité du détenteur de la clé et de la durée de son utilisation.
Il est essentiel pour les concessionnaires automobiles et les parcs de location de suivre l'activité des clés, de réduire les accès non autorisés, de diminuer les pertes de clés et d'améliorer la satisfaction des clients.
Il existe deux principaux types de systèmes modernes de gestion des clés électroniques :
Mechanical systems
Ces systèmes utilisent un tableau ou une méthode manuelle similaire pour suivre les clés. S'ils sont plus abordables, ils sont aussi plus sujets à l'erreur humaine et offrent une sécurité et une responsabilité limitées.
Electronic systems
Ces systèmes utilisent des technologies de pointe, telles que des armoires à clés électroniques et des logiciels basés sur le cloud, pour fournir une solution entièrement automatisée et sécurisée. Ils offrent un suivi en temps réel, des pistes d'audit détaillées et un contrôle d'accès à distance, ce qui en fait le choix idéal pour les concessions modernes.
Pendant trop longtemps, les concessionnaires se sont appuyés sur des registres de clés manuels, des tableaux et des boîtes à clés. Bien qu'apparemment simples, ces méthodes créent une cascade de problèmes qui affectent tous les départements, des ventes au service après-vente.
Clefs perdues, revenus perdus : Le remplacement d'une seule clé perdue peut coûter plus de 500$, et ce n'est qu'un début. Le temps que votre personnel passe à chercher des clés est du temps qu'il ne passe pas à vendre des voitures. Les retards dans la remise des clés aux clients pour un essai de conduite ou à votre équipe de service après-vente se traduisent par une mauvaise expérience client et peuvent faire capoter une affaire en un instant.
Manque de responsabilite : Quand une clé disparaît, qui est responsable ? Sans piste d'audit claire, il est impossible de le savoir. Ce manque de responsabilité peut conduire à des accusations, à des frustrations et à une détérioration du moral de l'équipe.
Risques liés à la sécurité : Les clés non sécurisées attirent les voleurs. Une simple erreur peut entraîner le vol d'un véhicule, une réputation ternie et une perte financière importante.
Des flux de travail inefficaces : La gestion manuelle des clés est un goulot d'étranglement qui ralentit l'ensemble de vos opérations. Les vendeurs perdent de précieuses minutes à attendre les clés, les techniciens d'entretien sont retardés pour amener les véhicules à l'atelier et votre personnel administratif croule sous la paperasse.
Imaginez un monde où chaque clé est suivie en temps réel, accessible uniquement au personnel autorisé, et où une piste d'audit complète est disponible du bout des doigts. C'est la puissance du système intelligent de gestion des clés de Keycafe.
Le système Keycafe se compose d'une armoire à clés électroniques de pointe appelée SmartBox et d'une application mobile intuitive conçue pour relever les défis uniques des concessionnaires automobiles. Voici ce qu'il peut faire pour votre concession :
accès et contrôle 24h/24 et 7j/7 : Accordez et révoquez l'accès aux clés à votre équipe de n'importe où et à tout moment. Notre système basé sur le cloud vous donne un contrôle total sur votre inventaire, même en dehors des heures de bureau.
Suivi en temps réel : Sachez à tout moment où se trouve chaque clé. Notre système offre une vue en direct de l'état des clés, ce qui vous permet de savoir instantanément qui possède quelle clé et quand elle a été retirée.
Pistes d'audit détaillées : Éliminez le mystère des clés manquantes. Keycafe crée un historique détaillé de chaque transaction de clé, ce qui permet de rendre des comptes et d'avoir l'esprit tranquille.
Intégration transparente : Notre système s'intègre à votre système de gestion de concession (DMS) existant, créant ainsi un flux de travail unifié et efficace.
Sécurité renforcée : Les clés sont stockées dans notre SmartBox sécurisée et inviolable, accessible uniquement à l'aide d'un code PIN unique. Vous recevez des alertes instantanées en cas de tentative d'accès non autorisé.
Choisissez un système de gestion de clés, c'est transformer l'efficacité, la sécurité et la rentabilité de votre concession. Keycafe est conçu pour offrir une solution complète qui répond aux problèmes spécifiques d'un environnement automobile à haut volume. Voici comment nos fonctionnalités apportent des avantages tangibles chaque jour.
Sur le marché actuel, l'expérience client est primordiale. Les retards et la désorganisation ne vous font pas seulement perdre du temps, ils vous font perdre des ventes et nuisent à votre réputation en ligne.
Eliase the time of waiting
Un client qui attend est un client qui se déplace. Avec Keycafe, votre équipe peut localiser et accéder aux clés des véhicules en quelques secondes, ce qui permet d'effectuer des essais de conduite immédiatement. Une étude de J.D. Power 2020 confirme que la réduction du temps passé chez le concessionnaire est cruciale pour une expérience client positive.
Des transferts parfaits après les heures de travail
Fournir une expérience transparente et sécurisée pour le service après les heures de bureau les dépôts ou les ramassages. Les clients peuvent récupérer leurs clés 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à partir d'une SmartBox sécurisée à l'aide d'un code unique, ce qui permet d'éviter les critiques négatives dues à de mauvaises expériences de transfert.
Reservez les clés pour les rendez-vous
Les commerciaux peuvent réserver des clés à l'avance pour des essais de conduite programmés, garantissant ainsi que le véhicule est prêt au moment où le client arrive. Cette fonction simple permet d'éviter les doubles réservations et témoigne d'un niveau de préparation qui renforce la confiance.
.png)
Sachez qui détient chaque clé, à tout moment. Le système Keycafe est conçu pour éliminer les risques de sécurité et créer une culture de responsabilité totale.
Historique complet de l'accès
Lorsqu'une clé manque ou qu'un véhicule est endommagé, vous avez besoin de réponses, pas de suppositions. Keycafe fournit une piste d'audit incontestable, en enregistrant chaque prise et remise de clé avec un utilisateur, une date et un horodatage.
Permissions d'accès personnalisées
Contrôlez exactement qui peut accéder à quelles clés, et quand. Accordez l'accès par département (ventes, service, détail) ou créez des groupes personnalisés. Avec l'accès basé sur le temps, vous pouvez vous assurer que les clés ne sont accessibles que pendant le quart de travail spécifique d'un employé, renforçant ainsi la sécurité après les heures de travail.
Compartiments individuels
Chaque clé est stockée dans son propre compartiment verrouillé, ce qui empêche le personnel de prendre accidentellement le mauvais jeu ou d'accéder à des clés pour lesquelles il n'est pas autorisé.
Capture vidéo
Add a visual layer of security. Notre système est équipé d'une caméra vidéo pour enregistrer visuellement chaque interaction avec la SmartBox, fournissant ainsi une preuve indéniable et dissuadant les abus.
.png)
Donnez à votre équipe les outils dont elle a besoin pour travailler plus intelligemment, et non plus difficilement. Keycafe élimine les goulets d'étranglement opérationnels et rationalise les flux de travail dans toute la concession.
Contrôle total des appareils mobiles : Notre application mobile fluide permet aux gestionnaires d'accorder des accès, de surveiller l'activité et de gérer le système de n'importe où et à tout moment.
Transfer direct de la clé : Un vendeur peut transférer une clé directement à un conseiller du service après-vente ou à un autre représentant sans la remettre dans la SmartBox. Cela permet à votre équipe de rester sur le terrain et de se concentrer sur le client.
API d'automatisation transparente : Intégrez Keycafe directement à votre système de gestion de concession (DMS) existant en utilisant notre API complète. Automatisez les flux de travail et réduisez la saisie manuelle des données pour une opération véritablement connectée.
Limites maximales de clés : Empêchez la thésaurisation des clés et garantissez leur disponibilité en fixant une limite au nombre de clés qu'un employé peut retirer en même temps. Cela permet d'assurer une circulation efficace de l'inventaire.
Your concession is always in activity. Your system of key management must be also. Keycafe est conçu pour une disponibilité constante et évolue en fonction des besoins de votre entreprise.
Toujours connecté, toujours au travail
La SmartBox se connecte via Wi-Fi, Ethernet ou un kit cellulaire en option. Mais si la connectivité est interrompue, The Hors Line Mode garantit que votre activité ne s'arrête pas. Le système continue de fonctionner sur la base de la dernière synchronisation, et les codes hors ligne garantissent l'accès aux clés. Une batterie de secours permet au système de fonctionner même en cas de coupure de courant.
Modular by Design
Votre inventaire fluctue et votre gestion des clés doit s'adapter. Commencez par une station de base et ajoutez des unités d'extension au fur et à mesure que votre concession s'agrandit. Our transparent tarification you permet de configurer un système en fonction de vos besoins exacts et de voir immédiatement le retour sur investissement.
.png)
Notre système est conçu pour être simple et facile à utiliser, ce qui permet à votre équipe d'être opérationnelle en quelques minutes.
Reputation (anciennement Reputation.com) indique que plus de la moitié des acheteurs potentiels de voitures recherchent en ligne des commentaires qui les aident à choisir un concessionnaire. Ils veulent savoir qu'ils travailleront avec un établissement digne de confiance qui les aidera à effectuer le deuxième achat le plus important de leur vie.
Lors de leur visite, la dernière chose qu'un vendeur souhaite faire est de revenir vers un client et de lui dire qu'il devra choisir une autre voiture parce qu'il ne trouve pas la clé de la voiture de ses rêves. Votre processus de vente a échoué et le client potentiel peut partir, sans jamais revenir. Tout cela parce que vous n'avez pas trouvé la clé. Vous trouverez probablement un commentaire négatif sur Facebook ou Google.
Vous pourriez vous dire : « Et alors ? Cependant, il suffit d'un seul avis négatif pour perdre des ventes auprès des autres personnes qui voient l'avis. En réalité, il vous faudra plus de 40 avis positifs pour compenser les dommages causés par un seul avis négatif.
Par exemple, dans un commentaire d'une étoile sur un concessionnaire, l'un d'entre eux a déclaré ce qui suit :
« Il nous a emmenés au deuxième étage pour nous montrer l'autre voiture, et quand nous sommes arrivés, il s'est rendu compte que la voiture était en bas, et il ne nous a jamais demandé si nous voulions l'essayer. Mais le comble, c'est que lorsque nous avons demandé à la conduire, il lui a fallu 20 minutes pour trouver les clés [alors que] mon ami et moi sommes restés debout sous la pluie ».
Le temps passé chez le concessionnaire joue un rôle considérable dans l'expérience globale du client. Si vous voulez obtenir une bonne note auprès de vos clients, vous ne pouvez pas leur permettre de rester debout pendant que vous cherchez les clés dont ils ont besoin. Keycafe permet de suivre efficacement l'activité des clés de voiture de la concession.
Bien entendu, un service clientèle cinq étoiles ne s'arrête pas après la vente, et les départements de service reçoivent également des notes sur l'expérience du client.
Cependant, vous avez peut-être reçu des commentaires comme celui-ci :
« Je suis arrivé chez le concessionnaire à 18 heures pour récupérer mon véhicule et j'ai constaté qu'il était toujours garé dans la rue, à l'endroit où je l'avais laissé, , et que mes clés étaient dans la boîte de dépôt, qui n'était pas verrouillée non plus ! Très déçu par ce concessionnaire ! »
Il est essentiel d'éviter ce genre d'expériences négatives pour les clients. Une installation extérieure Keycafe peut offrir une excellente expérience à vos clients en dehors des heures de bureau.
Les plaintes des clients sont peut-être rares, mais des problèmes surviennent dans les activités quotidiennes de toute concession. Voici quelques exemples de situations courantes qui entraînent des dépenses inutiles :
La capacité du logiciel de gestion des clés de voiture de Keycafe à suivre les clés en permanence vous permet de savoir où elles se trouvent actuellement et où elles ont été, pour qu'il n'y ait plus de mystères. De plus, avec les casiers à clés connectés à l'IoT, le suivi se fait en temps réel au fur et à mesure de l'accès aux clés. Vous obtenez un retour sur investissement positif en quelques mois, tout en observant les avantages en termes de gain de temps instantanément.
Le remplacement d'une clé de voiture typique peut coûter jusqu'à 100 dollars, et le remplacement d'un transpondeur à distance vous coûtera plus de 200 dollars. Ainsi, en évitant la perte d'un seul jeu de clés par mois grâce à Keycafe, un concessionnaire peut économiser des milliers de dollars par an.
Si l'on tient compte du coût des véhicules endommagés, les dépenses augmentent encore davantage. Heureusement, le système de contrôle des clés de voiture de Keycafe vous permet de minimiser ou d'éliminer ces problèmes. La piste d'audit complète vous indique qui a retiré les clés pour une meilleure responsabilisation.
Lorsqu'il est intégré à la technologie de Keycafe, le système de gestion des clés peut même contribuer à réduire la paperasserie et offrir une solution mobile qui permet aux employés de la concession de traiter les demandes de clés physiques à partir de leurs propres appareils mobiles.
Investir dans un système Keycafe n'est pas seulement une question de commodité - il s'agit de générer des résultats réels et mesurables pour votre concession.
Hausse des ventes : En éliminant les retards et en donnant à votre équipe de vente un accès instantané aux clés, vous créerez une expérience client plus fluide, plus rapide et plus agréable, ce qui se traduira par un plus grand nombre d'affaires conclut.
Amélioration de l'efficacité : Rationalisez vos flux de travail, réduisez les frais administratifs et libérez votre équipe pour qu'elle se concentre sur ce qu'elle fait le mieux : vendre et entretenir des voitures.
Coûts réduits : Dites adieu aux remplacements de clés coûteux, aux frais de recléage et aux dommages financiers et de réputation causés par le vol de véhicules.
Amélioration de la satisfaction des clients : Une expérience transparente et professionnelle renforce la confiance et la fidélité, transformant les acheteurs ponctuels en clients permanents.
Des prix transparents : Keycafe n'exige pas de rendez-vous ni d'informations personnelles pour vous fournir les coûts initiaux et mensuels. Vous pouvez configurer votre système en quelques minutes en fonction de vos besoins exacts et voir combien il vous faut investir pour obtenir un rendement très tangible et rapide.
Prêt à prendre le contrôle de vos clés et à faire progresser votre concession ? Demandez une démonstration ou obtenez un devis dès aujourd'hui et découvrez la différence qu'un système intelligent de gestion des clés peut faire.
Les dernières SmartBox de la série MS5 de Keycafe sont fabriquées au Canada et conçues avec des mesures de sécurité robustes, à la fois physiques et numériques. Voir Sécurité pour plus de détails.
Keycafe dispose d'une équipe dédiée à la réussite des clients qui propose des sessions d'intégration complètes aux concessionnaires automobiles afin de s'assurer que la direction et le personnel sont bien équipés pour tirer parti du système. En outre, le centre d'aide est régulièrement mis à jour avec les dernières fonctionnalités et instructions du logiciel.
Le système de gestion des clés SmartBox utilise une conception modulaire qui permet d'augmenter la capacité de stockage des clés en fonction des besoins. Voir Spécifications de la SmartBox pour plus de détails sur les modèles, les capacités et les caractéristiques.
