Le prix des véhicules neufs et d'occasion ne cessant de grimper, de plus en plus de personnes choisissent de conserver leur voiture. Pour votre atelier de réparation automobile, cela se traduit par un accroissement de l'activité. Mais, bien sûr, plus d'activité signifie plus de clients et la nécessité de contrôler les clés des clients.

Entre le moment où les clients déposent leurs clés de voiture à la réception et celui où ils se rendent à la baie et en reviennent, il y a de multiples occasions pour que les clés tombent du presse-papiers, se perdent dans la voiture ou se glissent par erreur dans une poche.

Même si une clé est brièvement égarée, cela peut entraîner la perte d'un temps de réparation précieux et des retards pendant que vous et vos employés la recherchez. Si le pire se produit et que la clé est perdue, vous risquez de vivre un cauchemar en matière de service à la clientèle, qui ne tardera pas à apparaître sur Yelp, Facebook ou d'autres médias sociaux.

Heureusement, grâce au système de gestion des clés de Keycafe, vous n'avez pas à subir cette situation. Pendant que les véhicules de vos clients reçoivent les meilleurs soins, vous aurez le contrôle des clés en sachant précisément où se trouvent les clés des clients, ce qui évitera les retards, les problèmes de service à la clientèle, les vols et les mauvaises critiques.

De plus, avec des coûts de porte-clés avoisinant les 1300$ sur certains véhicules, Keycafe peut éviter à votre atelier de réparation automobile d'absorber les dépenses liées au remplacement des clés des clients et renforcer votre réputation en tant qu'atelier offrant un service à la clientèle de premier ordre.

Challenges en matière de gestion des clés de l'atelier de réparation automobile

This comment d'un mécanicien vous est peut-être familier :

« J'ai travaillé dans un atelier et nous avons clipsé la clé avec le bon de travail sur une planchette à pince pour chaque voiture. Bien sûr, nous avons eu de nombreux cas de clés manquantes parce que le personnel oubliait de remplacer les clés sur les presse-papiers une fois le travail effectué. Souvent, après avoir conduit la voiture sur le terrain, les mécaniciens emportaient accidentellement les clés dans leur poche ou les laissaient tomber dans une autre voiture. Et quand le client venait chercher son véhicule, nous devions faire des pieds et des mains pour retrouver la clé ».

Vous avez peut-être été confronté à ce type de situation cette semaine. La réparation de véhicules s'accompagne d'un stress permanent : il faut trouver un équilibre entre les réparations et la programmation, d'une part, et les besoins des clients, d'autre part. Et dans l'urgence des réparations, le suivi des clés peut s'avérer difficile. L'une des meilleures options pour répondre aux besoins de contrôle des clés est le système de gestion des clés Keycafe.

La conception conviviale de Keycafe permet de contrôler facilement l'accès aux clés, qu'elles soient transférées hors site, entretenues ou remises au client. Avec Keycafe, vous disposez d'un contrôle complet des clés, depuis la remise des véhicules de vos clients jusqu'à leur restitution.

En outre, le contrôle des clés devient simple, actualisé et accessible à autant de personnes que vous le souhaitez. Vous disposez d'informations en temps réel sur la date d'arrivée du véhicule, les personnes qui y ont travaillé et la date de restitution de la clé.

De plus, si vous avez plusieurs ateliers de réparation, les armoires à clés de Keycafe peuvent être mises en réseau afin d'assurer un contrôle complet des clés, quel que soit le lieu. Ainsi, vous aurez une connaissance en temps réel des véhicules de vos clients, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Comment fonctionne Keycafe ?

Bien que le système de Keycafe soit facilement adaptable, un flux de travail pourrait ressembler à ceci :

1. Lorsqu'un client dépose sa voiture, un employé crée une clé dans le logiciel de Keycafe. Un code de clé unique est automatiquement généré et communiqué au client.
2. Une clé NFC portant un numéro de série unique est physiquement attachée à la clé. This number of series is associated to the key in the Keycafe software. La clé est ensuite placée dans la SmartBox de Keycafe.
3. Le technicien chargé de la réparation récupère la clé en utilisant son propre code personnel. Le nom du membre du personnel et l'heure du retrait de la clé sont automatiquement enregistrés.
4. Une fois le travail effectué, la clé est replacée dans la SmarBox à l'aide du code du personnel, en enregistrant à nouveau le nom et l'heure.
5. Your customer can retire la clé de la SmartBox à l'aide du code de clé pendant ou après les heures de travail.
6. Le personnel est informé que le client a récupéré la clé et peut la supprimer du système.

C'est aussi simple que cela. Avec Keycafe, les clés sont enfermées dans une armoire informatisée en acier laminé à froid et en alliage d'aluminium A383. Seules les personnes préautorisées peuvent accéder aux clés et les restituer à l'aide d'un code PIN ou d'autres méthodes d'identification par le biais d'une application mobile.

Keycafe vous propose :

• Un historique complet de tous les échanges de clés, y compris le nom de la dernière personne à avoir sorti les clés
• La possibilité d'ajouter ou de révoquer facilement des accès aux clés en temps réel à l'aide d'une application

Keycafe gère l'accès aux clés et les relie à la dernière personne qui les a utilisées ou qui y a eu accès. Vous pouvez ainsi identifier la disparition ou l'égarement d'une clé automobile, ce qui réduit le risque de vol, d'utilisation abusive et, en fin de compte, la perte de confiance des clients.

Avec les SmartBox de Keycafe, connectées au cloud, les compartiments sont suffisamment spacieux pour contenir plusieurs cartes-clés, de grands porte-clés et des jeux de clés. Le système est modulaire et peut contenir de 8 à des centaines de clés.

• Extensible avec des unités d'extension de 30 bacs
• Toujours connecté : les options de connectivité comprennent le WiFi, l'Ethernet et le cellulaire
• Batteries de secours en cas de panne de courant
• Codes hors ligne pour permettre le retrait des clés même si la SmartBox n'est temporairement pas connectée
• multilingue assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et documentation d'aide complète

Quels sont les principaux avantages de Keycafe ?

Le système de contrôle des clés de Keycafe, entièrement contrôlable, vous donne confiance en vous permettant de surveiller l'ensemble du processus de réparation automobile. Il vous permet également de repérer les faiblesses du processus qui entraînent des réparations manquées ou des retards de livraison.

Keycafe vous donne un historique complet des clés

Grâce à l'historique accessible de Keycafe, vous pouvez voir quand la clé a été retirée et rendue et par qui. En outre, les gestionnaires peuvent personnaliser les alertes pour les retours de clés à l'heure afin que la voiture de votre client soit prête à temps. En cas de retard, le système Keycafe avertit toutes les personnes concernées par SMS ou par e-mail. La capacité de Keycafe à suivre l'historique et à prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent est un outil puissant pour promouvoir l'efficacité et augmenter les profits.

Keycafe est connecté à l'informatique en nuage

Grâce au système de contrôle des clés de Keycafe, les responsables peuvent savoir qui possède la clé, contrôler le temps de réparation et réduire les accès non autorisés. Cela permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de raccourcir les temps d'attente pour la localisation des clés lors de la prise en charge des clients. En outre, vous pouvez contrôler et donner l'accès depuis n'importe quel endroit grâce à notre application mobile.

Keycafe est modulaire

Comme le nombre de véhicules à réparer varie, le nombre de clés utilisées peut également varier. La conception modulaire de Keycafe permet de répondre à différents besoins et de s'adapter à la croissance de votre activité de réparation.

Permissions personnalisées

Avec Keycafe, vous pouvez définir des autorisations d'accès aux clés par personne ou par service. Par exemple, les départements de service hors site peuvent avoir besoin d'accéder à des voitures dont le service clientèle n'aura jamais besoin.

En outre, vous pouvez avoir besoin de partager un groupe de clés avec certaines personnes et un autre groupe de clés avec d'autres. La fonction Groupes de Keycafe vous permet de créer un sous-ensemble de clés dans votre compte et de le partager comme s'il s'agissait d'une seule clé.

Automatisation de l'API

Tirez parti de notre API étendue pour intégrer Keycafe directement dans vos systèmes.

Accessability and history

Il arrive que quelqu'un égare les clés d'un véhicule ; dans le pire des cas, un membre du personnel endommage le véhicule en le conduisant hors de l'atelier. Malheureusement, personne ne sait qui avait la voiture à ce moment-là.

Plutôt que d'attribuer des dommages à un client et de provoquer d'autres problèmes, avec Keycafe, l'administrateur peut consulter l'historique des ramassages et des dépôts de la clé. Les événements répertoriés apparaissent dans l'ordre chronologique avec les dates, les heures et le type d'événement qui s'est produit.

Une tarification transparente

Contrairement à d'autres services, Keycafe n'exige pas de rendez-vous ni d'informations personnelles pour connaître les coûts initiaux et mensuels. Avec différentes capacités de SmartBox et différents plans logiciels, une solution peut être trouvée pour les entreprises, grandes ou petites. Voir les prix de ici.

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Arrêtez de perdre des clés, du temps et des clients fidèles. Avec le système de gestion de clés Keycafe, vous pouvez travailler efficacement et satisfaire vos clients.

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