Alternatives aux systèmes de gestion de clés : Comparaison entre Keycafe SmartBox et KeyNest Locker

Une SmartBox Keycafe et un casier KeyNest côte à côte

Contenu


Vous souhaitez automatiser la gestion des clés ?
Gideon est responsable du marketing produit chez Keycafe, où il aide les entreprises à comprendre les avantages d'un système de gestion de clés intelligent.

Que vous soyez gestionnaire immobilier, hôte Airbnb ou gestionnaire de flotte de véhicules, trouver le bon système de gestion des clés électroniques peut faire toute la différence en termes de gain de temps, d'amélioration de la sécurité et de rationalisation des opérations. Deux solutions populaires dans ce domaine sont Keycafe et KeyNest. Bien que ces deux plateformes offrent des capacités d'échange de clés, elles répondent à des besoins et à des cas d'utilisation différents.

Si vous êtes à la recherche d'alternatives à Keycafe, cet article présente les différences entre les deux solutions, compare les flux de travail et les fonctionnalités, et examine leur adéquation à différents secteurs d'activité. À la fin de l'article, vous saurez clairement quel système correspond le mieux à vos besoins.

1. Fonctionnalité de base et flux de contrôle des clés

Fonctionnalité Keycafe Nid de clés
Codes de réservation uniques
Réservations limitées dans le temps
Journal d'activité
Notifications personnalisables
Intégration des logiciels des partenaires
Codes d'accès utilisateur -
Autorisations au niveau de l'utilisateur -
Permissions basées sur l'équipe -
Autorisations pour les groupes clés -
Comptes multi-organisations -

KeyNest fonctionne avec un flux de travail simple, principalement conçu pour les remises de clés à court terme. Il génère un code unique pour chaque "réservation", ce qui permet à quelqu'un (comme un client ou une femme de ménage) de prendre et de rendre une clé spécifique. Ce système fonctionne bien pour les échanges de clés occasionnels ou accidentels, en particulier dans le secteur de la location de vacances.

En revanche, Keycafe offre un éventail beaucoup plus large de fonctionnalités et de flux de travail, ce qui le rend adapté aux entreprises d'un large éventail de secteurs qui ont besoin de capacités de gestion de clés plus avancées, de niveau entreprise. A titre d'exemple :

  • Profils d'utilisateurs et autorisations : En plus des codes de réservation, le logiciel Keycafe vous permet de créer des comptes d'utilisateurs avec des codes d'accès associés et d'attribuer des autorisations pour plusieurs clés. Contrairement aux codes à usage unique de KeyNest, les employés ou les sous-traitants peuvent ainsi bénéficier d'un accès répété à long terme.
  • Accès limité dans le temps : Définir des plages horaires pendant lesquelles les clés sont accessibles permet de mieux contrôler les heures d'utilisation des clés pour les travailleurs postés ou les biens sensibles.
  • Alertes et rapports personnalisables : Keycafe fournit des notifications personnalisables pour le retrait et la remise des clés, ainsi que pour les clés en retard, et des rapports exportables pour le suivi et l'audit.

2. Méthodes d'authentification

Mode d'authentification Keycafe Nid de clés
Codes de réservation uniques
Code d'accès utilisateur -
Application mobile -
Scan du code QR -
Badge utilisateur NFC -
Authentification à deux facteurs (2FA) -

L'authentification est un autre domaine clé dans lequel ces deux solutions diffèrent.

  • KeyNest : Les utilisateurs récupèrent les clés à l'aide d'un code à usage unique généré par le système. Bien que simple, cette méthode est limitée à des échanges ponctuels.
  • Keycafe : Offre à plusieurs méthodes d'authentification, y compris les codes d'utilisateur personnels, l'application mobile, les codes QR, les badges NFC et l'authentification à deux facteurs (2FA). Cette polyvalence est particulièrement précieuse pour les entreprises ayant des équipes diverses ou des flux de travail complexes, que ce soit pour le personnel, les clients ou les sous-traitants.

3. Matériel et fiabilité

Fonctionnalité Keycafe Nid de clés
Codes hors ligne
Système de démontage à sécurité intégrée
Batterie de secours -
Enregistrement vidéo -
Mode de fonctionnement hors ligne -

Les deux systèmes reposent sur des serrures à clés électroniques, mais il existe des différences notables dans leurs capacités matérielles :

  • KeyNest : Les casiers KeyNest doivent rester branchés pour fonctionner et nécessitent une connexion internet active pour les échanges de clés. Les codes hors ligne sont une option, mais cela nécessite une coordination entre le propriétaire du casier et l'utilisateur qui vient chercher une clé, ce qui n'est pas toujours possible en dehors des heures de bureau ou dans des situations où le temps est compté.
  • Keycafe : La SmartBox MS5 de Keycafe comprend une caméra intégrée pour l'enregistrement vidéo pendant les échanges de clés, ce qui ajoute une couche supplémentaire de responsabilité et de sécurité. Il dispose également d'un système de batterie de secours, qui lui permet de rester opérationnel en cas de coupure de courant, et d'un véritable mode hors ligne qui lui permet de continuer à fonctionner sans connexion Internet. Ces caractéristiques garantissent un accès continu aux clés, même pendant les pannes les plus graves.

4. Soutien linguistique

Langue Keycafe Nid de clés
Anglais
Français
Espagnol
Japonais -
Néerlandais -
Italien -
Portugais -
Allemand -
Chinois -

Pour les entreprises opérant à l'échelle internationale, la prise en charge des langues peut être une considération importante, en particulier lorsqu'il s'agit des clients. Dans les applications mobiles et de bureau, ainsi que sur l'écran de l'armoire à clés, Keycafe offre la possibilité de 9 langues différentes. KeyNest, quant à lui, prend en charge 3 langues.

  • KeyNest ne prend en charge que l'anglais, le français et l'espagnol.
  • Keycafe prend en charge l'anglais, le français, l'espagnol, l'allemand, le néerlandais, l'italien, le japonais, le chinois et le portugais.

5. Soutien à la clientèle et formation

Fonctionnalité de soutien Keycafe Nid de clés
assistance 24/7 (chat en direct et téléphone)
Onboarding gratuit
Centre d'aide -

Keycafe et KeyNest proposent tous deux une assistance 24 heures sur 24 dans plusieurs langues et une session d'intégration gratuite pour les nouveaux clients, mais Keycafe se distingue par son centre d'aide  qui contient des guides d'utilisation et des informations sur les différentes fonctionnalités et les flux de travail au sein de l'écosystème Keycafe. KeyNest ne dispose pas d'une documentation similaire en ligne, de sorte que tout problème rencontré nécessite un contact avec l'équipe d'assistance.

6. Avis et commentaires des clients

Les commentaires des clients fournissent des informations précieuses sur les performances de chaque système dans des scénarios réels.

KeyNest reçoit des commentaires positifs, en particulier de la part des hôtes Airbnb. Sa conception simple et conviviale est plébiscitée par les clients ayant des besoins à petite échelle. Toutefois, les commentaires font parfois état de ses limites pour les équipes plus importantes ou les flux de travail complexes.

Keycafe est très bien noté par les utilisateurs professionnels sur des plateformes telles que G2 (4,9 étoiles avec plus de 65 commentaires) et Capterra (4,8 étoiles avec plus de 99 commentaires). En outre, la bibliothèque de Keycafe études de cas met en évidence des cas d'utilisation plus approfondis avec des entreprises de divers secteurs.

Lisez d'autres critiques de Keycafe ici.

7. Logiciels et tarifs

La tarification et la flexibilité du logiciel sont des éléments importants à prendre en compte lors de l'investissement dans un système de gestion de clés, en particulier pour les entreprises qui prévoient d'étendre leurs activités au fil du temps. Keycafe et KeyNest fonctionnent tous deux sur la base d'un abonnement mensuel, mais les détails et la flexibilité diffèrent considérablement.

KeyNest propose une structure tarifaire simple, qui consiste en un plan logiciel unique  , avec un abonnement mensuel par armoire à clés, y compris les unités d'extension. Cela rend la mise à l'échelle coûteuse pour les grandes installations comportant de nombreuses clés. En outre, les entreprises dont les flux de travail sont simples et qui n'ont pas besoin d'accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel sont toujours tenues de payer pour le même plan logiciel.

En revanche, Keycafe propose trois plans logiciels distincts conçus pour répondre à différents niveaux de complexité opérationnelle. Les entreprises ne paient ainsi que pour les fonctions dont elles ont besoin, avec la possibilité d'évoluer au fur et à mesure que leurs besoins augmentent. La redevance mensuelle n'est facturée que pour chaque unité de base, et les entreprises peuvent ajouter des casiers d'extension sans encourir de frais mensuels supplémentaires, ce qui rend Keycafe nettement plus rentable pour les organisations qui gèrent un grand nombre de clés.

Pourquoi choisir Keycafe plutôt que KeyNest ?

Les fonctions avancées de Keycafe, son matériel robuste et ses flux de travail évolutifs en font le vainqueur incontesté dans le domaine de la gestion des clés, lorsqu'il s'agit d'une gestion des clés prête à l'emploi pour l'entreprise. Voici pourquoi :

  • Fonctionnalités de niveau entreprise : Keycafe offre des codes d'accès au niveau de l'utilisateur, des autorisations granulaires et un niveau élevé de personnalisation, ce qui en fait la solution idéale pour les entreprises dont les besoins en matière de flux de travail vont au-delà des codes de réservation à usage unique.
  • Matériel avancé : La SmartBox MS5 de Keycafe comprend l'enregistrement vidéo, une batterie de secours et un mode hors ligne pour un fonctionnement ininterrompu pendant les coupures de courant et d'Internet. KeyNest n'offre aucune de ces fonctionnalités.
  • Évolutivité mondiale : L'assistance multilingue et la disponibilité mondiale garantissent que Keycafe fonctionne pour le personnel, les clients et les invités dans le monde entier.
  • Une assistance complète : Le centre d'aide de Keycafe fournit des guides et des ressources détaillés pour tous les utilisateurs, permettant aux clients de s'auto-éduquer et de résoudre tout problème par eux-mêmes.

Choisir le meilleur système de gestion des clés

En ce qui concerne les systèmes de gestion de clés électroniques, Keycafe et KeyNest proposent tous deux des approches innovantes, mais leurs points forts s'adressent à des publics différents.

  • KeyNest convient aux hôtes Airbnb ou aux propriétaires de petites propriétés à la recherche d'une solution simple pour les remises de clés ponctuelles.
  • Keycafe, avec ses fonctions avancées, ses flux de travail flexibles et son matériel robuste, est mieux adapté aux entreprises qui ont besoin d'une solution de gestion des clés évolutive et de niveau professionnel.

En fin de compte, le bon choix dépend de vos besoins. Si votre entreprise dépend d'une gestion de clés efficace, sécurisée et évolutive, Keycafe vous offre les outils et les fonctionnalités qui vous aideront à réussir.

Questions fréquemment posées

Personnalisez votre solution maintenant

Configurez et achetez votre système de gestion de clés intelligent en quelques minutes. Nos spécialistes de l'intégration vous accompagneront pour configurer votre solution et garantir son succès. Si Keycafe ne convient pas à votre entreprise, vous pouvez le retourner et obtenir un remboursement complet sous 45 jours !
Devis instantané
MS5 SmartBox with a key out of a bin.